Checklist pour organiser une journée portes ouvertes d’église

Une journée portes ouvertes d’église demande une préparation coordonnée : accueil des visiteurs, visites guidées, musique, activités pour enfants et coin café doivent s’enchaîner sans temps mort. Commencez par fixer la date et le programme, puis prévoyez les bénévoles, les inscriptions et la communication. Dans les derniers jours, vérifiez le matériel, imprimez les plans, récupérez les produits frais et préparez les espaces. Cette checklist rassemble les 73 tâches et 59 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir les espaces et la visite guidée
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Diffuser l'annonce dans le quartier
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les guides
2 personnes
Répartir les hôtesses
2 personnes
Confirmer les musiciens
Faire les réservations
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Préparer les récits de visite
3 personnes
Préparer les activités pour enfants
3 personnes
Préparer le programme musical
2 personnes
Vérifier les textes d'information
2 personnes
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Préparer le buffet
4 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Garnir les sandwichs
3 personnes
Réchauffer la soupe
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables d’information
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Préparer le discours d’ouverture

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Fournir les informations
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Coordonner les spectacles musicaux
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vider les poubelles
2 personnes
Distribuer les informations de départ
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
Démonter le buffet
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 4
Bureau d’informationqté 2
Chaises hautes pour enfantsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Bol à soupeqté 100
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20

Décoration

Compositions floralesqté 8
Nappesqté 16
Tapis rougeqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Bougiesqté 30
Bougeoirsqté 15
Cadres photoqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8

Organisation

Badges nominatifsqté 40
Brochures du programmeqté 180
Cartes de visite guidéeqté 150
Brochures d’informationqté 150
Plansqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Marqueursqté 24
Panneaux indicateursqté 20
Formulaires d'inscriptionqté 150
Braceletsqté 150
Caisse des objets trouvés

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme au moins 6 semaines à l’avance. Prévoyez des créneaux de visite guidée de 30 à 45 minutes et indiquez clairement les horaires sur les invitations.
Répartissez les bénévoles par poste plutôt que de compter sur une aide générale : accueil, guides, hôtesses, coin café et activités pour enfants doivent tous être couverts pendant toute la durée de l’ouverture.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis calculez les quantités de catering à partir du nombre confirmé. Gardez une marge de 10 % pour les visiteurs qui se présentent sans inscription.
Testez deux à trois jours avant les microphones, haut-parleurs, ordinateur, vidéoprojecteur, écran, rallonges et multiprises. Le jour même, installez et vérifiez le son au moins 90 minutes avant l’arrivée du public.
Ne gardez pas les produits frais, les boissons à refroidir et le buffet pour la dernière minute : faites les courses à l’avance, récupérez le frais la veille et aménagez le coin café avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes d’église ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, recruter les bénévoles, envoyer les invitations, confirmer les musiciens et organiser les visites.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, puis faites un rappel environ 7 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 hôtesse par zone importante et 1 guide par groupe de visite, avec un remplaçant pour chaque fonction. Pour un groupe de 15 à 20 visiteurs, prévoyez généralement 1 guide.
Quand préparer la salle et le matériel ?: Préparez les espaces principaux la veille et revenez au moins 90 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, chaises, badges, plans et équipements audio. Testez les microphones et la projection avant l’arrivée des visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.