Kennismakingsbijeenkomst organiseren: checklist

Een kennismakingsbijeenkomst staat of valt met een logische volgorde: eerst locatie en programma, daarna aanmeldingen, materiaal en catering. Plan niet alleen de bijeenkomst zelf, maar ook de momenten waarop je presentaties verzamelt, dieetwensen controleert en techniek test. Op de dag zelf draait het om een duidelijke ontvangst, goed zichtbare naamkaartjes en een ruimte waarin tafels, stoelen en buffet op tijd klaarstaan. Deze checklist bevat 46 taken en 29 spullen om niets op het laatste moment te hoeven regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Materiaal reserveren
Leveranciers bevestigen
Deelnemerslijst bijwerken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Indeling van de ruimte maken
2 personen
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Herinnering versturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet inrichten
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Licht en muziek instellen
2 personen
Ruimte en toiletten controleren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Kennismakingsronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval tussentijds afvoeren
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Deelnemers naberichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Welkomstbord

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodiging zodra locatie en programma vaststaan en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst. Zo houd je tijd over om de deelnemerslijst, dieetwensen en naamkaartjes bij te werken.
Plan de technische test minimaal 1 dag vooraf. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, draagbare speaker en verlengsnoeren met de presentaties die je daadwerkelijk gebruikt.
Zet voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon klaar en koel de dranken uiterlijk enkele uren voor de ontvangst. Reken daarnaast op extra water naast koffie en thee.
Maak de ruimte-indeling voordat je tafels en stoelen opstelt. Reserveer bij de ontvangsttafel plek voor het welkomstbord, de naamkaartjes en een overzichtelijke deelnemerslijst.
Zet buffet, servies en afvalbakken vóór de ontvangst klaar en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf. Controleer op de laatste dag of serveerschalen, serveertangen, borden en besteksets compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kennismakingsbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het programma en de uitnodigingen. Verstuur een herinnering ongeveer 7 dagen voor de bijeenkomst, wanneer de meeste aanmeldingen verwerkt zijn.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kennismakingsbijeenkomst versturen?: Stuur de uitnodigingen idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Geef deelnemers minstens 2 weken om te reageren, zodat je daarna dieetwensen, materiaal en catering kunt vastleggen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een kennismakingsbijeenkomst?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water, koffie en thee. Koel de dranken enkele uren vooraf en houd extra water beschikbaar tijdens het programma.
Wanneer moet ik de techniek testen voor de bijeenkomst?: Test de techniek minimaal 1 dag vooraf en nogmaals kort vóór de ontvangst. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, speaker en verlengsnoeren aan en controleer iedere presentatie volledig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.