Checklist pour organiser une réunion de présentation
Une réunion de présentation réussie repose sur une préparation répartie dans le bon ordre. Commencez par réserver le lieu et définir le programme, puis gérez les invitations, les inscriptions et les besoins alimentaires. À l’approche du jour J, concentrez-vous sur les badges, l’aménagement de la salle, les présentations et les essais techniques. Cette checklist rassemble 46 tâches et 29 éléments à prévoir, jusqu’au café, aux boissons et à l’accueil des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Définir le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le matériel
Confirmer les fournisseurs
Mettre à jour la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire l’aménagement de la salle
2 personnes
Rassembler les présentations
Tester la technique
2 personnes
Envoyer un rappel
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Régler la lumière et la musique
2 personnes
Vérifier l’espace et les toilettes
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Animer le tour de présentation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Accompagner le départ des invités
2 personnes
Suivi
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Relancer les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Table d’accueil
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Badges nominatifsqté 60
- Nappesqté 8
- Ballonsqté 50
- Guirlandesqté 6
- Panneau d’accueil
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceinte portable
- Rallongesqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu et le matériel avant d’envoyer les invitations : vérifiez notamment les tables, les chaises, le vidéoprojecteur, l’écran et les rallonges.
- Traitez les inscriptions au fil de l’eau et mettez la liste des participants à jour au moins 48 heures avant la réunion. Vous aurez ainsi le temps de préparer les badges nominatifs et de signaler les besoins alimentaires.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et l’enceinte portable le jour précédent, puis refaites un contrôle rapide 60 minutes avant l’arrivée du public.
- Installez la table d’accueil, le panneau d’accueil et les badges avant l’ouverture des portes. Prévoyez aussi les porte-manteaux et un emplacement visible pour les poubelles.
- Refroidissez les boissons au moins 4 heures à l’avance et préparez le buffet, la vaisselle, le café et le thé avant l’accueil. Gardez les en-cas et les boissons facilement accessibles pendant les échanges.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une réunion de présentation ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez la date limite d’inscription environ 7 jours avant la réunion afin de commander le matériel et les courses selon l’effectif.
- Quand préparer les badges nominatifs ?
- Préparez-les dès que les inscriptions sont clôturées, généralement 2 à 3 jours avant l’événement. Gardez quelques badges vierges à la table d’accueil pour les inscriptions tardives ou les corrections de dernière minute.
- Combien de temps prévoir pour tester la technique ?
- Faites un test complet la veille, pendant 30 à 45 minutes, avec toutes les présentations. Le jour J, prévoyez encore 30 minutes avant l’arrivée des participants pour vérifier les branchements, le son et l’affichage.
- Quand installer la salle pour une réunion de présentation ?
- Commencez l’aménagement 2 à 3 heures avant le début si les tables, les chaises, le buffet et la décoration doivent être installés. Réservez les 30 dernières minutes à l’accueil, aux badges et aux derniers contrôles.
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