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Checkliste für ein gelungenes Kennenlerntreffen

Ein Kennenlerntreffen wirkt schnell improvisiert, wenn Raum, Ablauf und Begrüßung nicht zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Veranstaltungsorts bis zum letzten Techniktest durch die Vorbereitung. Plane früh genug für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und Präsentationen ein. Am Veranstaltungstag helfen ein vorbereiteter Empfangstisch, gut sichtbare Namensschilder und gekühlte Getränke dabei, dass die ersten Minuten reibungslos laufen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Material reservieren

  • Lieferanten bestätigen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Raumaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Technik testen

    2 Personen

  • Erinnerung senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Licht und Musik einstellen

    2 Personen

  • Räume und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Kennenlernrunde moderieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Müll zwischendurch entsorgen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Möbel abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geliehenes Material zurückgeben

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

  • Teilnehmende nachrichten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • Empfangstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 8
  • BallonsAnz. 50
  • GirlandenAnz. 6
  • Willkommensschild

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Ablauf fest, bevor du die Einladungen verschickst. So kannst du Beginn, Dauer, Programmpunkte und den Zeitpunkt für Präsentationen klar ankündigen.
  • Plane die Anmeldungen nicht nur nach der Personenzahl. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit Snacks und Geschirr passend vorbereitet werden können.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Lautsprecher mindestens 1 Tag vorher gemeinsam. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und die Präsentationen in der richtigen Reihenfolge.
  • Richte den Empfangstisch mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Namensschilder, Willkommensschild und Teilnehmerliste sollten dort sichtbar und griffbereit liegen.
  • Kühle Getränke frühzeitig und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Kaffee und Tee bereitest du möglichst kurz vor dem Empfang zu, damit beides heiß bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kennenlerntreffen organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und dem Programm. Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von 7 bis 10 Tagen.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Kennenlerntreffen?
Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person einrechnen.
Wann sollte ich die Technik für das Kennenlerntreffen testen?
Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und noch einmal 30 Minuten vor Beginn. Öffne jede Präsentation, prüfe Bild und Ton und lege ein Ersatzkabel bereit.
Wann müssen Namensschilder vorbereitet werden?
Bereite die Namensschilder spätestens am Tag vor dem Treffen vor, sobald die Teilnehmerliste weitgehend feststeht. Lege zusätzlich 5 bis 10 leere Schilder für kurzfristige Änderungen bereit.

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