Kennismakingsavond organiseren: checklist en planning
Een kennismakingsavond staat of valt met een rustige ontvangst en een programma waarin iedereen snel met anderen praat. Begin met locatie en datum, verstuur daarna de uitnodigingen en verwerk aanmeldingen, dieetwensen en groepsindeling. In de laatste week controleer je de boodschappen en bereid je naamkaartjes, buffet en techniek voor. Op de dag zelf werk je van ruimtecontrole en opbouw naar ontvangst, welkomstwoord en het kennismakingsspel.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en datum bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Programma en groepsindeling maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffetonderdelen voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Buffet en drankentafel klaarzetten
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstwoord houden
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
Groepsgesprekken begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Nieuwe deelnemers rondleiden
2 personen
Vrije kennismaking begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Sleutels en locatie overdragen
Materialen inventariseren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Buffettafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Bordenaantal 60
- Kommetjesaantal 30
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Besteksetsaantal 60
- Serveerplankenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
- Tangenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 4
- Schalen met dekselaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Bluetoothspeaker
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 60
- Kaartjeshoudersaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnaantal 4
- Bloemstukkenaantal 6
- Welkomstbord
- Stiftenaantal 12
- Pennenaantal 20
- Flip-over
- Flip-overvellenaantal 20
- Plakbandaantal 3
- Scharenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en vraag om aanmelding met dieetwensen. Bevestig elke aanmelding zodra je die hebt verwerkt, zodat je op tijd weet hoeveel naamkaartjes, stoelen en hapjes nodig zijn.
- Maak de groepsindeling uiterlijk 3 dagen vooraf. Leg de naamkaartjes per groep klaar en zet bij de ontvangsttafel een welkomstbord en kaartjeshouders neer.
- Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf. Bereid hapjes en buffetonderdelen waar mogelijk eerder voor, maar houd gekoelde onderdelen tot de dag zelf in koelboxen of koeling.
- Open de locatie minimaal 90 minuten voor aanvang. Controleer eerst de ruimtes, zet daarna tafels, stoelen, kapstokken, buffet en drankentafel klaar en richt de ontvangsttafel in.
- Test geluidsapparatuur, Bluetoothspeaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Zet koffie en thee pas klaar nadat je de ontvangst en het welkomstwoord hebt voorbereid, zodat er geen opstopping ontstaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kennismakingsavond organiseren?
- Leg de datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf, zodat je de groepsindeling en boodschappen kunt afronden.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een kennismakingsavond?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf. Geef een uiterste aanmelddatum van 5 tot 7 dagen voor de avond, zodat je dieetwensen, naamkaartjes en het aantal zitplaatsen nog kunt verwerken.
- Hoe vroeg moet ik de locatie openen voor een kennismakingsavond?
- Open de locatie minimaal 90 minuten voor aanvang. Reserveer daarin tijd voor ruimtes controleren, tafels en stoelen opstellen, het buffet klaarzetten, versiering ophangen en de geluidsapparatuur testen.
- Wanneer maak ik de groepsindeling en naamkaartjes?
- Maak de groepsindeling uiterlijk 3 dagen vooraf, wanneer de meeste aanmeldingen binnen zijn. Bereid de naamkaartjes daarna voor en leg ze op de dag zelf bij de ontvangsttafel klaar, gesorteerd op alfabet of groep.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!