Checklist para tu noche de presentación
Una noche de presentación necesita más preparación que enviar invitaciones y colocar unas sillas. Primero confirma el lugar y la fecha, después controla las inscripciones, las preferencias alimentarias y la distribución de grupos. En los días previos conviene preparar las tarjetas con nombres, comprar y enfriar las bebidas y comprobar el equipo. El día del evento, reserva tiempo para montar la recepción, el buffet, el sonido y la bienvenida antes de que lleguen los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear el programa y la distribución de grupos
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las partes del buffet
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Dar el discurso de bienvenida
Guiar el juego de presentación
2 personas
Facilitar debates en grupo
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Guiar a los nuevos participantes
2 personas
Coordinar la presentación libre
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Entregar las llaves y la ubicación
Inventariar materiales
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platoscant. 60
- Cuencoscant. 30
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Cubiertoscant. 60
- Tablas para servircant. 6
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Pinzascant. 4
- Cucharonescant. 4
- Cuencos con tapacant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Altavoz Bluetooth
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Portatarjetascant. 6
- Mantelescant. 8
- Guirnalda de banderinescant. 4
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Rotuladorescant. 12
- Bolígrafoscant. 20
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 20
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 3 días antes y confirma el número final de asistentes. Así puedes ajustar las tarjetas con nombres, las mesas, las raciones del buffet y las bebidas.
- Prepara el programa y la distribución de grupos antes de imprimir las tarjetas. Deja una copia en la recepción y otra para quien dará el discurso de bienvenida y guiará el juego.
- Haz la compra entre 1 y 2 días antes; enfría las bebidas con varias horas de antelación. Comprueba también platos, vasos, tazas, cubiertos, bandejas y utensilios de servicio antes de empezar a cocinar.
- Llega al lugar al menos 2 horas antes. Primero revisa los espacios y coloca mesas, sillas y percheros; después monta la recepción, cuelga la decoración y prepara el cartel de bienvenida.
- Prueba el altavoz, el micrófono, los cables y las regletas antes de abrir las puertas. Sirve café y té en una zona separada del buffet para evitar colas durante la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una noche de presentación?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción 3 días antes del evento. Envía una confirmación final cuando cierres la lista.
- ¿Cuándo hay que preparar las tarjetas con nombres?
- Hazlas 1 o 2 días antes, cuando las inscripciones estén confirmadas. Prepara algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora y colócalas en la recepción.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar para montar una noche de presentación?
- Reserva como mínimo 2 horas antes de la llegada de los participantes. Ese margen permite colocar el mobiliario, montar el buffet y la mesa de bebidas, probar el sonido y revisar los espacios.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas?
- Ponlas a enfriar al menos 4 horas antes de abrir la recepción. Comprueba también las neveras portátiles y deja una reserva accesible para reponer la mesa de bebidas sin interrumpir el programa.
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