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Kennenlernabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kennenlernabend gelingt, wenn Einladungen, Anmeldungen und Gruppeneinteilung früh feststehen. Plane zuerst Ort, Datum und Rückmeldungen, danach Programm, Namensschilder und Verpflegung. Am Veranstaltungstag brauchst du Zeit für Raumkontrolle, Aufbau, Technik und den Empfang. Diese Checkliste führt dich durch die 45 Aufgaben und 39 benötigten Dinge – von der ersten Einladung bis zum Kennenlernspiel.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Gruppeneinteilung erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Buffetkomponenten vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch aufbauen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Begrüßungswort halten

  • Kennenlernspiel anleiten

    2 Personen

  • Gruppengespräche moderieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Neue Teilnehmer herumführen

    2 Personen

  • Freie Kennenlernrunde begleiten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Schlüssel und Standort übergeben

  • Materialien inventarisieren

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • BuffetischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 60
  • SchälchenAnz. 30
  • GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierbretterAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 4
  • Schalen mit DeckelAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 60
  • KartenhalterAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • WimpelketteAnz. 4
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild
  • StifteAnz. 12
  • StifteAnz. 20
  • Flipchart
  • FlipchartblätterAnz. 20
  • KlebebandAnz. 3
  • ScherenAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schicke die Einladungen mindestens 3 Wochen vorher und setze eine klare Rückmeldefrist. So kannst du Anmeldungen bestätigen, Ernährungswünsche erfassen und die Mengen für Buffet und Getränke planen.
  • Erstelle die Gruppeneinteilung spätestens 3 Tage vor dem Abend. Bereite Namensschilder mit Kartenhaltern und zusätzliche Stifte vor; fehlende oder falsch geschriebene Namen lassen sich dann am Empfang schnell korrigieren.
  • Kühle die Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher. Wenn keine ausreichende Kühlung vorhanden ist, verteile die Flaschen auf Kühlboxen und stelle Wasser sowie andere Getränke getrennt vom Buffet bereit.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische, Stühle, Buffetische, Empfangstisch, Tischdecken und Dekoration brauchen ebenso Zeit wie der Test von Bluetooth-Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabeln.
  • Stelle Kaffee und Tee nicht erst nach der Begrüßung bereit. Prüfe Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kaffeetassen und Serviergeschirr vor dem Einlass, damit der Empfang ohne Unterbrechung beginnen kann.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Kennenlernabend einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin und setze die Rückmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vor dem Abend. So bleibt genug Zeit für Bestätigungen, Ernährungswünsche und die Gruppeneinteilung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Kennenlernabend?
Plane mindestens 90 Minuten für Raumkontrolle, Tische und Stühle, Empfangstisch, Buffet, Getränketisch und Dekoration ein. Für einen ersten Aufbau oder eine unbekannte Location sind 2 Stunden realistischer.
Wann sollte man Namensschilder für einen Kennenlernabend vorbereiten?
Bereite die Namensschilder 2 bis 3 Tage vorher anhand der bestätigten Anmeldungen vor. Lege zusätzlich mindestens 10 Prozent leere Namensschilder und mehrere Stifte am Empfang bereit.
Wie viele Getränke braucht man für einen Kennenlernabend?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Wasser sollte während des gesamten Abends zusätzlich frei verfügbar sein.

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