Checklist voor een kennisbijeenkomst organiseren

Een kennisbijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet sprekers, aanmeldingen, presentaties, techniek en catering op elkaar afstemmen. Begin met de tijden en locatie, werk daarna toe naar bevestigingen en praktische informatie voor deelnemers. In de laatste week controleer je vooral bestanden, kabels, naamkaartjes en dieetwensen. Deze checklist helpt je de 71 taken en 41 benodigdheden in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en tijden vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
Sprekers bevestigen
Locatie reserveren
Cateringafspraken vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Praktische informatie versturen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Draaiboek printen
Deelnemerslijst printen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmafolders samenstellen
2 personen
Routeborden maken
Presentatieruimte indelen
2 personen
Techniek reserveren
Technieklijst controleren
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Apparatuur opladen
Registratiemateriaal klaarleggen
Sprekersinformatie klaarleggen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Routeborden ophangen
2 personen
Projectiescherm opstellen
2 personen
Laptop aansluiten
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Flipcharts klaarzetten
Koffie en thee bereiden
2 personen
Buffet voorbereiden
3 personen
Waterpunten inrichten
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers instrueren
Deelnemers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
Opening verzorgen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Groepsopdracht begeleiden
4 personen
Microfoons doorgeven
2 personen
Feedbackformulieren uitdelen
2 personen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Techniek demonteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Feedbackformulieren verwerken
Bedankbericht versturen
Foto- en presentatiemateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 10
Tafelkleedaantal 10
Kledingrek

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 6
Flipchartsaantal 4
Whiteboard
Wandklok

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 60
Tafelnummerkaartenaantal 10
Routebordenaantal 8
Pennenaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek uiterlijk één week vooraf. Controleer of de laptop, beamer, HDMI-kabel, adapter, microfoons en presentatieklikker samen werken; leg ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten klaar.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de bijeenkomst af. Gebruik het definitieve aantal voor naamkaartjes, programmamappen, stoelen, koffie, water en de inventarisatie van dieetwensen.
Vraag presentaties uiterlijk 48 uur vooraf op. Open elk bestand op de aanwezige laptop en controleer lettertypen, video's, geluidsfragmenten en de aansluiting op het projectiescherm.
Maak de ruimte op basis van het programma indelingsklaar. Zet stoelen en tafels neer, plaats flipcharts of een whiteboard waar ze nodig zijn en zorg dat routeborden vanaf de ingang zichtbaar zijn.
Regel catering niet pas op de ochtend zelf. Zet houdbare producten vooraf klaar, koel dranken tijdig en controleer of er genoeg koffiekopjes, waterglazen, borden, bestek en serveermateriaal zijn voor het definitieve aantal deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kennisbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met programma, sprekers en locatie. Verstuur uitnodigingen zodra datum en programma voldoende vaststaan en plan de laatste controle in de week voor de bijeenkomst.
Wanneer moet ik de sprekers voor een kennisbijeenkomst bevestigen?: Bevestig sprekers uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf, inclusief hun spreektijd en technische wensen. Vraag de definitieve presentatie vervolgens uiterlijk 48 uur voor aanvang op.
Hoeveel stoelen en catering heb ik nodig voor een kennisbijeenkomst?: Bestel stoelen en catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen, plus hooguit 5 tot 10 procent reserve. Houd dieetwensen apart bij en controleer het aantal opnieuw 2 tot 3 dagen vooraf.
Wanneer controleer ik de techniek voor een kennisbijeenkomst?: Controleer alle apparatuur minimaal één week vooraf en test de volledige opstelling nogmaals op de dag zelf. Neem naast de laptop en beamer ook HDMI-adapters, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.