Wissensveranstaltung organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die Anmeldung nicht erst nach dem Versand der Einladungen: Öffne das Formular gleichzeitig und bestätige Anmeldungen laufend. Verschicke die praktischen Informationen spätestens 3 bis 5 Tage vor Beginn.
• Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an und prüfe jede Datei auf Format, Seitenverhältnis und Ton. Sammle zusätzlich Adapter, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und ein Ersatzkabel.
• Drucke Ablaufplan und Teilnehmerliste am Vortag aus. Bereite Namensschilder, Programmhefte und Wegweiser nach Räumen oder Programmpunkten sortiert vor, damit der Empfang nicht suchen muss.
• Plane den Technikaufbau mindestens 90 Minuten vor dem ersten Beitrag. Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Lautsprecher, Funkmikrofone und Verlängerungskabel mit der tatsächlichen Sitzordnung.
• Kläre das Catering anhand der Anmeldungen und stelle lagerfähige Speisen sowie Getränke vor dem Einlass bereit. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Wasser- und Kaffeekannen so auf, dass keine Warteschlange am Eingang entsteht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wissensveranstaltung organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Programm, Referenten und Location. Die Einladungen sollten mindestens 4 Wochen vor dem Termin versendet werden, damit genug Anmeldungen eingehen.

Wann sollte man die Referenten für eine Wissensveranstaltung anfragen?

Frage Referenten idealerweise 8 bis 10 Wochen vor der Veranstaltung an und hole die verbindliche Bestätigung innerhalb von 7 Tagen ein. Präsentationen und technische Anforderungen solltest du spätestens 1 Woche vorher sammeln.

Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einer Wissensveranstaltung?

Plane mindestens 90 Minuten für Aufbau und Test ein, bei mehreren Referenten besser 2 Stunden. Prüfe Bild, Ton, Mikrofone, Adapter und jede Präsentation vor dem Einlass.

Wann verschickt man die letzten Informationen an Teilnehmende?

Sende Anfahrt, Beginn, Raum, Park- oder Zugangshinweise und gegebenenfalls Cateringinformationen 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So können Rückfragen noch vor dem Termin geklärt werden.

Ähnliche Pläne

• 1-Stunden-Lauf organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für einen 1-Stunden-Lauf brauchst
• Einen 1-Stunden-Lauf Schritt für Schritt organisieren
• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum