Checklist pour organiser une réunion d’information

Une réunion d’information réussie repose sur un déroulé clair et une préparation progressive. Commencez par fixer le programme, les horaires, le lieu et les intervenants, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de participants. La dernière semaine sert surtout à confirmer les présences, finaliser la technique et préparer les documents. Cette checklist vous aide à suivre les 71 tâches du plan, des premiers contacts jusqu’à l’accueil en salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Contacter les intervenants
Confirmer les intervenants
Réserver le lieu
Finaliser les accords de restauration
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Envoyer les informations pratiques
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les programmes
2 personnes
Créer les panneaux de direction
Aménager la salle de présentation
2 personnes
Réserver la technique
Vérifier la liste technique
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Recharger les appareils
Préparer le matériel d'inscription
Préparer les informations des intervenants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher l’ordinateur portable
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Installer les paperboards
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le buffet
3 personnes
Installer des points d'eau
Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer les intervenants
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
Assurer l’ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Encadrer l’activité de groupe
4 personnes
Passer les microphones
2 personnes
Distribuer les formulaires de feedback
2 personnes
Assurer la clôture
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l'équipement technique
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les formulaires de feedback
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et le matériel de présentation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 10
Nappeqté 10
Portant à vêtements

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 6
Paperboardsqté 4
Tableau blanc
Horloge murale

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Porte-nomsqté 60
Cartes de numéros de tableqté 10
Panneaux de directionqté 8
Stylosqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Kit de lavage

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et les horaires avant d’envoyer les invitations : les intervenants doivent disposer d’un créneau confirmé et les participants d’informations fiables.
Ouvrez le formulaire d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant la réunion. Demandez dès ce moment les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre définitif au service de restauration.
Envoyez les informations pratiques quelques jours avant l’événement : adresse, horaires, accès, stationnement éventuel et consignes d’accueil. Cela évite de répondre individuellement aux mêmes questions le jour J.
Testez la projection avec l’ordinateur portable, le câble HDMI, l’adaptateur, le cliqueur et les microphones sans fil avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises et goulottes pour sécuriser les branchements.
Imprimez le déroulé et la liste des participants, puis préparez les badges nominatifs avant l’ouverture des portes. Refroidissez les boissons et installez tasses, verres, carafes et plateaux suffisamment tôt pour ne pas interrompre l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une réunion d’information ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, contacter puis confirmer les intervenants, préparer les invitations et gérer les inscriptions sans précipitation.
Quand envoyer les invitations pour une réunion d’information ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la réunion, dès que le lieu, les horaires et le programme sont suffisamment stables. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour confirmer les participants et la restauration.
Que faut-il vérifier la veille d’une réunion d’information ?: Vérifiez les présentations, la liste technique, les branchements HDMI, les microphones, le vidéoprojecteur et l’aménagement des chaises et des tables. Préparez aussi les badges, le déroulé imprimé, la liste des participants et les panneaux de direction.
Combien de temps prévoir pour installer une réunion d’information ?: Prévoyez au moins 2 heures sur place pour installer la salle, tester la technique, disposer les documents et préparer la restauration. Ajoutez du temps si plusieurs intervenants utilisent des présentations ou des microphones.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.