Zo organiseer je een kattenbeurs

Begin een kattenbeurs niet met de promotie, maar met de locatie, voorwaarden en planning. Eerst leg je de ruimte vast en controleer je vergunningen, verzekering en voorzieningen voor katten, standhouders en bezoekers. Daarna regel je inschrijvingen, vaccinatiebewijzen, keurmeesters en een programma dat op de beschikbare tafels en kattenkooien past. In de laatste weken draait alles om controle: deelnemersinformatie, plattegrond, badges, keuringsformulieren, catering en de techniek op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie definitief reserveren
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Verzekering voor het evenement regelen
4
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
5
Inschrijfformulier voor katten maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Beurs online publiceren
8
Standhouders benaderen
2 personen
9
Keurmeesters en sprekers uitnodigen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Kattengegevens controleren
2 personen
12
Vaccinatiebewijzen opvragen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Standindeling maken
2 personen
15
Programma en keuringsschema maken
2 personen
16
Catering en boodschappen reserveren
17
Huurmaterialen reserveren
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
21
Naambadges en polsbandjes maken
2 personen
22
Plattegrond en bewegwijzering printen
23
Keuringsformulieren printen
24
Prijzen en certificaten bestellen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Kattenbenodigdheden controleren
2 personen
27
Koelproducten gekoeld opslaan
28
Locatie vooraf schoonmaken
3 personen
29
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
30
Kattenkooien opstellen
4 personen
31
Standplaatsen markeren
2 personen
32
Keuringsruimte inrichten
3 personen
33
Ingang en kassa inrichten
2 personen
34
Cateringtafel inrichten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Versiering ophangen
2 personen
37
Techniek en verlichting testen
2 personen
38
EHBO- en vluchtwegen controleren
2 personen
39
Standhouders ontvangen
3 personen
40
Katten veilig in kooien plaatsen
4 personen
41
Keuringsdocumenten uitdelen
2 personen
42
Briefing vrijwilligers houden
3 personen

Event

43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Tickets controleren
2 personen
45
Bezoekers informeren
2 personen
46
Kattenpresentaties begeleiden
3 personen
47
Kattenkeuring begeleiden
4 personen
48
Demonstraties aankondigen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
53
Kattenkooien controleren
3 personen
54
Kattenwater verversen
2 personen
55
Kattenverblijven schoonhouden
2 personen
56
Publieksvragen bij stands beantwoorden
2 personen
57
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Katten veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

60
Kassa afsluiten
2 personen
61
Standhouders uitchecken
2 personen
62
Kattenkooien afbreken
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
65
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Restanten gekoeld opslaan
70
Verloren voorwerpen registreren
71
Deelnemersbedankje versturen
72
Fotomateriaal aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Kattenkooienaantal 40
Klaptafelsaantal 6
Kassatafel
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Kassalade
Pinapparaataantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 2
Laptop
Printer
Portofoonsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Beurstafelkledenaantal 24
Kattenpostersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Prijslijstenaantal 20
Naamkaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 600
Kattenspeelgoed voor standsaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Poepzakjesaantal 500
Kattenbakkenaantal 45
Waterbakjesaantal 45
Desinfecteerbare mattenaantal 45
Handdesinfectieaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie vast voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer vooraf hoeveel tafels, klaptafels, stoelen en kattenkooien passen en reserveer ruimte voor bezoekersregistratie, catering en looppaden.
Maak de deelnemersvoorwaarden en het inschrijfformulier vroeg beschikbaar. Vraag per kat de benodigde gegevens en plan een vaste einddatum voor vaccinatiebewijzen, zodat ontbrekende documenten niet in de laatste week opduiken.
Werk het keuringsschema pas definitief uit nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Reserveer tijd voor ontvangst, controles en prijsuitreiking en druk daarna de keuringsformulieren, certificaten en bewegwijzering.
Plan de standindeling met nummers en stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin aankomsttijd, standmaat, kattenkooien, registratie en waar bezoekers en standhouders zich melden.
Test de techniek en betaalstroom op locatie voordat de deuren opengaan. Controleer het pinapparaat, de kassalade, printer, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen en wijs één persoon aan voor storingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kattenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de locatie, vergunningen, verzekering en deelnemersvoorwaarden. Plan de inschrijving en promotie daarna, zodat je uiterlijk 2 tot 3 weken voor de beurs het programma en de standindeling kunt vastzetten.
Wanneer moet ik vaccinatiebewijzen voor een kattenbeurs opvragen?: Vraag vaccinatiebewijzen direct bij de inschrijving op en stel een uiterste controledatum in, bijvoorbeeld 14 dagen voor de beurs. Controleer ontbrekende of onduidelijke documenten uiterlijk één week vooraf opnieuw.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kattenbeurs op te bouwen?: Reken minimaal 3 tot 4 uur voor tafels, kattenkooien, registratie, bewegwijzering, catering en techniek. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige controle van keuringsschema, microfoon, pinapparaat en veiligheidsroutes.
Wat moet ik een week voor een kattenbeurs controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, vaccinatiebewijzen, standindeling, keuringsschema, catering en huurmaterialen. Print daarna de plattegrond, badges, polsbandjes en keuringsformulieren en bevestig de aankomsttijd met vrijwilligers en keurmeesters.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.