Organiser un salon du chat, étape par étape

Un salon du chat se prépare d’abord sur le plan administratif, puis autour des inscriptions, des exposants et du déroulement des contrôles. Commencez par confirmer définitivement le lieu et vérifiez les autorisations avant de communiquer une date au public. Les certificats de vaccination, le plan des stands et le matériel pour les cages demandent ensuite un suivi précis. Gardez enfin plusieurs semaines pour les confirmations, les impressions et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver définitivement le lieu
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Souscrire l’assurance de l’événement
4
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription pour les chats
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le salon en ligne
8
Contacter les exposants
2 personnes
9
Inviter les juges et les intervenants
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Vérifier les informations des chats
2 personnes
12
Demander les certificats de vaccination
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Préparer le plan du stand
2 personnes
15
Établir le programme et le planning de contrôle
2 personnes
16
Réserver le catering et les courses
17
Réserver le matériel de location
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Envoyer les informations aux participants
20
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
21
Créer des badges nominatifs et des bracelets
2 personnes
22
Imprimer le plan et la signalétique
23
Imprimer les formulaires de contrôle
24
Commander les prix et les certificats
25
Faire les courses
2 personnes
26
Vérifier les fournitures pour chats
2 personnes
27
Stocker les produits frais au froid
28
Nettoyer le lieu à l’avance
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer les cages pour chats
4 personnes
31
Marquer les emplacements
2 personnes
32
Aménager la salle de contrôle
3 personnes
33
Aménager l’entrée et la caisse
2 personnes
34
Installer la table traiteur
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Suspendre la décoration
2 personnes
37
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
38
Vérifier les premiers secours et les issues de secours
2 personnes
39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Mettre les chats en cage en toute sécurité
4 personnes
41
Distribuer les documents de contrôle
2 personnes
42
Faire un briefing aux bénévoles
3 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Vérifier les billets
2 personnes
45
Informer les visiteurs
2 personnes
46
Encadrer les présentations de chats
3 personnes
47
Accompagner le jugement des chats
4 personnes
48
Annoncer les démonstrations
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
53
Vérifier les cages pour chats
3 personnes
54
Changer l’eau des chats
2 personnes
55
Maintenir les espaces pour chats propres
2 personnes
56
Répondre aux questions du public aux stands
2 personnes
57
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Faire partir les chats en toute sécurité
3 personnes

Suivi

60
Clôturer la caisse
2 personnes
61
Faire le check-out des exposants
2 personnes
62
Démonter les cages à chats
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Collecter et trier les déchets
3 personnes
65
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Stocker les restes au frais
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Envoyer un message de remerciement aux participants
72
Envoyer les photos aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Cages pour chatsqté 40
Tables pliantesqté 6
Table de caisse
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Tiroir-caisse
Terminal de paiementqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Carafesqté 8
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Nappes de standqté 24
Affiches de chatsqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Listes de prixqté 20
Badges nominatifsqté 80
Braceletsqté 600
Jouets pour chats pour les standsqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Sacs à crottesqté 500
Bacs à litièreqté 45
Gamelles d’eauqté 45
Tapis désinfectablesqté 45
Gel hydroalcooliqueqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu avant d’envoyer les invitations : vérifiez les autorisations, les déclarations nécessaires et l’assurance de l’événement au moins 8 semaines avant l’ouverture.
Traitez les inscriptions des chats avec un tableau de suivi unique. Demandez les informations de chaque animal et les certificats de vaccination avant de valider définitivement sa participation.
Préparez le plan des stands avant de confirmer tous les exposants. Prévoyez les tables, cages, chaises et accès électriques, puis transmettez un plan clair aux participants au plus tard 7 jours avant le salon.
Établissez le programme et le planning des contrôles assez tôt pour inviter les juges et intervenants. Réservez aussi le microphone, les haut-parleurs et les talkies-walkies si l’équipe travaille dans plusieurs zones.
Ne gardez pas les impressions et les achats pour la veille : badges, bracelets, signalétique, formulaires de contrôle, prix, certificats et consommables doivent être vérifiés au moins 3 jours avant l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du chat ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, recruter les exposants et juges, traiter les inscriptions et commander le matériel.
Quand demander les certificats de vaccination des chats ?: Demandez-les dès l’inscription, puis contrôlez les documents au moins 2 semaines avant le salon. Une relance finale 7 jours avant l’événement laisse le temps de régler les dossiers incomplets.
Comment organiser l’accueil des visiteurs dans un salon du chat ?: Préparez l’inscription, les badges ou bracelets et la table de caisse avant l’ouverture. Testez le terminal de paiement, imprimez le plan et la signalétique au moins 3 jours à l’avance, puis affectez au moins deux bénévoles à l’accueil pendant la première heure.
Que faut-il prévoir pour les exposants et les chats ?: Confirmez pour chaque exposant son emplacement, ses besoins alimentaires et son accès électrique. Pour les chats, prévoyez les cages, les tables adaptées, le plan des stands et un espace de contrôle clairement indiqué avant l’arrivée des participants.

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