Kattenbeurs organiseren: checklist en planning

Een kattenbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en kooien klaarzetten. Je regelt vooraf de locatie, meldingen, deelnemersvoorwaarden en vaccinatiebewijzen, terwijl bezoekersregistratie, keuringsformulieren en bewegwijzering op de dag zelf soepel moeten werken. Begin met de locatie en het programma, verwerk daarna de kattengegevens en standindeling. Met deze checklist houd je ook zaken bij die vaak te laat worden geregeld, zoals prijzen, pinbetaling, vrijwilligers en stroom voor apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie definitief reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Verzekering voor het evenement regelen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier voor katten maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beurs online publiceren
Standhouders benaderen
2 personen
Keurmeesters en sprekers uitnodigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Kattengegevens controleren
2 personen
Vaccinatiebewijzen opvragen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Programma en keuringsschema maken
2 personen
Catering en boodschappen reserveren
Huurmaterialen reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
Naambadges en polsbandjes maken
2 personen
Plattegrond en bewegwijzering printen
Keuringsformulieren printen
Prijzen en certificaten bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Kattenbenodigdheden controleren
2 personen
Koelproducten gekoeld opslaan
Locatie vooraf schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Kattenkooien opstellen
4 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Keuringsruimte inrichten
3 personen
Ingang en kassa inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
EHBO- en vluchtwegen controleren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Katten veilig in kooien plaatsen
4 personen
Keuringsdocumenten uitdelen
2 personen
Briefing vrijwilligers houden
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets controleren
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Kattenpresentaties begeleiden
3 personen
Kattenkeuring begeleiden
4 personen
Demonstraties aankondigen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Kattenkooien controleren
3 personen
Kattenwater verversen
2 personen
Kattenverblijven schoonhouden
2 personen
Publieksvragen bij stands beantwoorden
2 personen
Prijzen en certificaten uitreiken
3 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Katten veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Kattenkooien afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
Verloren voorwerpen registreren
Deelnemersbedankje versturen
Fotomateriaal aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Kattenkooienaantal 40
Klaptafelsaantal 6
Kassatafel
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Kassalade
Pinapparaataantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 2
Laptop
Printer
Portofoonsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Beurstafelkledenaantal 24
Kattenpostersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Prijslijstenaantal 20
Naamkaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 600
Kattenspeelgoed voor standsaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Poepzakjesaantal 500
Kattenbakkenaantal 45
Waterbakjesaantal 45
Desinfecteerbare mattenaantal 45
Handdesinfectieaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie eerst en controleer direct welke vergunningen, meldingen en verzekeringen nodig zijn. Doe dit voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat je geen deelnemers werft voor een datum of zaal die nog niet definitief is.
Vraag vaccinatiebewijzen en volledige kattengegevens uiterlijk bij de aanmelding op. Plan daarna tijd om ontbrekende gegevens te controleren; wachten tot de beursdag zorgt voor vertraging bij registratie en keuring.
Maak het keuringsschema pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd per kat ruimte voor controle en verwerk dieetwensen meteen in de cateringplanning, zodat je niet op het laatste moment boodschappen moet aanpassen.
Test de praktische opstelling vooraf met kattenkooien, tafels, klaptafels en de kassatafel. Controleer ook pinapparaat, printer, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen minstens één keer vóór de opbouw.
Verstuur deelnemersinformatie enkele dagen voor de beurs met aankomsttijd, standnummer, plattegrond en benodigdheden. Print daarnaast een reserve-exemplaar van naambadges, polsbandjes, bewegwijzering en keuringsformulieren voor onverwachte wijzigingen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kattenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, vergunningen, verzekering en deelnemersvoorwaarden. Benader standhouders, keurmeesters en sprekers daarna zo snel mogelijk, zodat je programma en inschrijvingen op tijd kunt openen.
Wanneer moet ik vaccinatiebewijzen voor een kattenbeurs opvragen?: Vraag vaccinatiebewijzen direct bij de inschrijving op, dus niet pas in de laatste week. Controleer de gegevens uiterlijk 2 weken voor de beurs en neem contact op met deelnemers van wie documenten ontbreken.
Hoe maak ik een indeling voor kattenkooien en stands?: Maak de standindeling nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en controleer of er voldoende ruimte is tussen kooien, bezoekerspaden en keuringsplekken. Werk de plattegrond uiterlijk 1 week vooraf af, zodat je bewegwijzering en deelnemersinformatie kunt printen.
Wat moet ik op de beursdag voor de registratie klaarzetten?: Zet naambadges, polsbandjes, bezoekersregistratie, een laptop of printer en de gecontroleerde kattengegevens bij de ingang klaar. Test kassalade en pinapparaat vóór opening en leg reserveformulieren en pennen binnen handbereik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.