Organiser un salon du chat : la checklist complète

Un salon du chat demande une préparation précise, car il faut coordonner les exposants, les chats inscrits, les juges, les visiteurs et le contrôle sur place. Commence par réserver définitivement le lieu, vérifier les autorisations et souscrire l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Les certificats de vaccination, le plan des stands et le planning de contrôle doivent être finalisés avant l’arrivée des participants. Cette checklist rassemble les 72 tâches et les 51 fournitures nécessaires pour avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver définitivement le lieu
Vérifier les autorisations et les déclarations
Souscrire l’assurance de l’événement
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription pour les chats
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le salon en ligne
Contacter les exposants
2 personnes
Inviter les juges et les intervenants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les informations des chats
2 personnes
Demander les certificats de vaccination
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Établir le programme et le planning de contrôle
2 personnes
Réserver le catering et les courses
Réserver le matériel de location
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Créer des badges nominatifs et des bracelets
2 personnes
Imprimer le plan et la signalétique
Imprimer les formulaires de contrôle
Commander les prix et les certificats
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les fournitures pour chats
2 personnes
Stocker les produits frais au froid
Nettoyer le lieu à l’avance
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les cages pour chats
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Aménager la salle de contrôle
3 personnes
Aménager l’entrée et la caisse
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Vérifier les premiers secours et les issues de secours
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Mettre les chats en cage en toute sécurité
4 personnes
Distribuer les documents de contrôle
2 personnes
Faire un briefing aux bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Encadrer les présentations de chats
3 personnes
Accompagner le jugement des chats
4 personnes
Annoncer les démonstrations
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vérifier les cages pour chats
3 personnes
Changer l’eau des chats
2 personnes
Maintenir les espaces pour chats propres
2 personnes
Répondre aux questions du public aux stands
2 personnes
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire partir les chats en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Démonter les cages à chats
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes au frais
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Envoyer les photos aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Cages pour chatsqté 40
Tables pliantesqté 6
Table de caisse
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Tiroir-caisse
Terminal de paiementqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Carafesqté 8
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Nappes de standqté 24
Affiches de chatsqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Listes de prixqté 20
Badges nominatifsqté 80
Braceletsqté 600
Jouets pour chats pour les standsqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Sacs à crottesqté 500
Bacs à litièreqté 45
Gamelles d’eauqté 45
Tapis désinfectablesqté 45
Gel hydroalcooliqueqté 8

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions après avoir rédigé les conditions de participation et vérifié les exigences sanitaires. Prévois une échéance claire pour recevoir les informations des chats et les certificats de vaccination.
Envoie aux participants un dossier pratique plusieurs jours avant le salon : horaires, accès, emplacement du stand, déroulement des contrôles et documents à présenter. Cela évite les questions de dernière minute à l’accueil.
Prépare le plan des stands et la signalétique avant l’impression. Réserve aussi les cages, tables, chaises et tables pliantes en tenant compte des espaces de circulation et des zones de contrôle.
Désigne les bénévoles par créneau et donne-leur un moyen de communication, comme des talkies-walkies. Le jour même, prévois une personne à la caisse, une autre à l’accueil et une équipe dédiée au suivi des chats.
Teste au moins la veille le terminal de paiement, l’ordinateur, l’imprimante, le microphone et les haut-parleurs. Vérifie également les rallonges, multiprises et rallonges à enrouleur afin d’éviter une installation improvisée le matin de l’événement.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un salon du chat ?: Ouvre les inscriptions dès que le lieu, les conditions de participation et le formulaire sont prêts, idéalement plusieurs semaines avant le salon. Fixe une date limite pour recevoir les informations des chats et les certificats de vaccination.
Quand demander les certificats de vaccination des chats ?: Demande-les au moment de l’inscription, puis vérifie les documents avant de confirmer définitivement la participation. Effectue une dernière vérification dans les jours précédant le salon pour repérer les dossiers incomplets.
Combien de temps avant faut-il réserver le matériel du salon du chat ?: Réserve le matériel de location dès que le plan des stands est établi, au moins plusieurs semaines avant l’événement. Confirme ensuite les quantités de cages, tables, chaises, équipements audio et fournitures d’accueil quelques jours avant la livraison.
Que préparer la veille d’un salon du chat ?: La veille, installe ou vérifie les tables, cages, affiches, badges et formulaires de contrôle. Teste aussi les paiements, l’impression, la sonorisation et les moyens de communication, puis prépare les espaces d’accueil, de restauration et de contrôle.

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