Zo organiseer je een kastelenwandeling

Een kastelenwandeling organiseren begint niet bij de uitnodiging, maar bij een haalbare route langs kastelen die op dezelfde dag toegankelijk zijn. Bepaal eerst de afstand, wandeltijd, rustpunten en vervoersmogelijkheden. Regel daarna vergunningen, reserveringen en deelnemersinformatie voordat je de route proefloopt. Met duidelijke bewegwijzering, een alternatieve route en een uitgewerkt vrijwilligersrooster voorkom je dat de groep onderweg verdwaalt of bij een gesloten kasteel aankomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en kastelen selecteren
2 personen
2
Routeafstand en wandeltijd bepalen
2 personen
3
Routevergunningen controleren
4
Kasteelbezoeken reserveren
5
Startlocatie reserveren
6
Eindlocatie reserveren
7
Parkeerplaatsen afstemmen
8
Openbaar vervoer controleren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Noodcontacten verzamelen
13
Deelnemerslijst samenstellen
14
Bevestiging naar deelnemers sturen
15
Weersverwachting volgen
16
Alternatieve route vastleggen
2 personen
17
Route volledig proeflopen
3 personen
18
Rustpunten controleren
2 personen
19
Obstakels en wegwerkzaamheden melden
20
Routekaart ontwerpen
21
Routekaarten afdrukken
22
Pijlen en routeborden maken
2 personen
23
Vrijwilligersinstructies afdrukken
24
Vrijwilligersindeling maken
25
EHBO-materiaal controleren
26
Portofoons opladen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Catering per rustpunt verdelen
2 personen
31
Materialen naar startlocatie brengen
3 personen
32
Startbalie opbouwen
3 personen
33
Rustpunt met tafels inrichten
4 personen
34
Eindlocatie inrichten
3 personen
35
Routeborden langs de route plaatsen
4 personen
36
Waarschuwingsborden plaatsen
2 personen
37
EHBO-punten inrichten
2 personen
38
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
39
Uitgiftepunt voor wandelpakketten maken
2 personen
40
Deelnemersregistratie klaarzetten
2 personen
41
Briefing voor vrijwilligers geven
4 personen
42
Route en weersinformatie controleren
2 personen
43
Laatste routecontrole uitvoeren
2 personen

Event

44
Deelnemers ontvangen
4 personen
45
Aanwezigheid registreren
2 personen
46
Wandelpakketten uitdelen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Welkomstuitleg geven
49
Wandelgroepen laten vertrekken
3 personen
50
Achterblijvers begeleiden
2 personen
51
Routepunten bemannen
4 personen
52
Kasteelbezoek begeleiden
3 personen
53
Routevragen beantwoorden
2 personen
54
Water en fruit uitdelen
3 personen
55
Hapjes serveren bij rustpunt
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Laatste wandelaars opvangen
2 personen
59
Aankomst registreren
2 personen
60
Einddrankjes serveren
3 personen
61
Souvenirs en certificaten uitdelen
2 personen
62
Vertrektijden openbaar vervoer melden

Nazorg

63
Routeborden verzamelen
4 personen
64
Startlocatie afbreken
3 personen
65
Rustpunt afbreken
3 personen
66
Eindlocatie afbreken
3 personen
67
Servies en materialen afwassen
3 personen
68
Locaties schoonmaken
4 personen
69
Afval afvoeren
2 personen
70
Materialen terugbrengen
3 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
73
Deelnemers informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Biertafelsaantal 4
Partytentenaantal 3
Tafelkledenaantal 10
Afvalbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 6

Wandelmateriaal

Wandelstokkenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 14
Rugzakkenaantal 80
Regenponcho'saantal 80
Zitmatjesaantal 80
Dekensaantal 8
Routekaartenaantal 100
Informatieboekjesaantal 100

Routeaanduiding

Pijlbordenaantal 45
Routepaaltjesaantal 30
Waarschuwingsbordenaantal 12
Startbord
Eindbord
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 8
Hoofdlampenaantal 12
Handgelaantal 6

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Portofoonheadsetsaantal 8
Powerbanksaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Lantaarnsaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 16
Schenkkanaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koelelementenaantal 24
Flessenopenersaantal 4

Kantoor

Registratieformulierenaantal 120
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 120
Klembordenaantal 12
Kassa
Contantgeldbak

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Kasteelvlaggenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Emmersaantal 4
Dweilaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route op basis van de langzaamste deelnemer. Houd naast de pure wandeltijd rekening met kasteelbezoeken, fotostops en minimaal twee rustmomenten; een route van 10 kilometer kan daardoor gemakkelijk vijf tot zes uur duren.
Controleer vier tot zes weken vooraf of routevergunningen nodig zijn en reserveer kasteelbezoeken, startlocatie en eindlocatie voordat je de uitnodigingen verstuurt. Vraag meteen naar openingstijden, groepsgrootte en parkeermogelijkheden.
Loop de volledige route uiterlijk twee weken vooraf proef. Noteer wegwerkzaamheden, smalle passages, ontbrekende routepaaltjes en rustpunten; pas daarna maak je routekaarten en pijlborden definitief.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk zeven dagen voor vertrek. Stuur daarna één bevestiging met starttijd, routeafstand, vervoersinformatie, kledingadvies en het telefoonnummer van de organisatie.
Maak een slechtweerplan dat je 24 tot 48 uur vooraf kunt activeren. Leg een kortere alternatieve route vast en controleer of regenponcho's, zitmatjes, EHBO-koffers en verlichting compleet en verdeeld over de begeleiders zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een kastelenwandeling van 10 kilometer?: Reken voor een gemiddelde groep op ongeveer 2,5 tot 3 uur pure wandeltijd. Met twee rustpauzes en bezoeken aan kastelen duurt het programma meestal 5 tot 6 uur.
Wanneer moet ik een kastelenwandeling organiseren en reserveren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de route, vergunningen en kasteelbezoeken. Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 4 weken voor de wandeling, zodat je uiterlijk 7 dagen vooraf de deelnemerslijst kunt sluiten.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een kastelenwandeling?: Plan minimaal 1 routebegeleider voor elke 15 tot 20 deelnemers, plus iemand bij de start of het eindpunt. Bij kruisingen, drukke wegen of meerdere kastelen zijn extra vrijwilligers nodig.
Wat doe je bij regen tijdens een kastelenwandeling?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en de staat van de route. Gebruik een vooraf gecontroleerde kortere route en informeer alle deelnemers minstens 12 uur voor de start over de wijziging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.