Comment organiser une promenade des châteaux

Commencez par construire une promenade réalisable, pas par envoyer les invitations. Choisissez les châteaux, mesurez la distance et prévoyez le temps de marche, les pauses et les visites réservées. Ensuite, sécurisez les lieux de départ et d’arrivée, les autorisations, le stationnement et les transports. Un repérage complet permet enfin de corriger le parcours, de préparer le balisage et de donner aux bénévoles des consignes utilisables le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Sélectionner l’itinéraire et les châteaux
2 personnes
2
Déterminer la distance du parcours et le temps de marche
2 personnes
3
Vérifier les autorisations de parcours
4
Réserver les visites du château
5
Réserver le lieu de départ
6
Réserver le lieu d’arrivée
7
Coordonner les places de parking
8
Vérifier les transports en commun
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recueillir les contacts d'urgence
13
Établir la liste des participants
14
Envoyer la confirmation aux participants
15
Suivre les prévisions météo
16
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
17
Faire un repérage complet du parcours
3 personnes
18
Vérifier les points de repos
2 personnes
19
Signaler les obstacles et les travaux routiers
20
Concevoir la carte d'itinéraire
21
Imprimer les cartes d'itinéraire
22
Créer les flèches et les panneaux de direction
2 personnes
23
Imprimer les consignes des bénévoles
24
Établir la répartition des bénévoles
25
Vérifier le matériel de premiers secours
26
Charger les talkies-walkies
27
Faire les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Répartir la restauration par point de repos
2 personnes
31
Apporter le matériel au lieu de départ
3 personnes
32
Monter le comptoir de départ
3 personnes
33
Aménager un espace de pause avec des tables
4 personnes
34
Aménager le lieu final
3 personnes
35
Installer les panneaux de parcours le long du trajet
4 personnes
36
Installer les panneaux d'avertissement
2 personnes
37
Aménager les postes de premiers secours
2 personnes
38
Installer le point café et thé
2 personnes
39
Créer un point de distribution pour les kits de randonnée
2 personnes
40
Mettre en place l’enregistrement des participants
2 personnes
41
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes
42
Vérifier l’itinéraire et les informations météo
2 personnes
43
Effectuer le dernier contrôle de l’itinéraire
2 personnes

Événement

44
Accueillir les participants
4 personnes
45
Enregistrer la présence
2 personnes
46
Distribuer les kits de marche
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Donner les consignes d’accueil
49
Faire partir les groupes de marche
3 personnes
50
Encadrer les retardataires
2 personnes
51
Postes sur le parcours
4 personnes
52
Accompagner la visite du château
3 personnes
53
Répondre aux questions de l’itinéraire
2 personnes
54
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
55
Servir des encas au point de pause
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Accueillir les derniers randonneurs
2 personnes
59
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
60
Servir les boissons de fin
3 personnes
61
Distribuer les souvenirs et les certificats
2 personnes
62
Communiquer les horaires de départ des transports publics

Suivi

63
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
64
Démonter le lieu de départ
3 personnes
65
Démonter le point de repos
3 personnes
66
Démonter le site final
3 personnes
67
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
68
Nettoyer les lieux
4 personnes
69
Évacuer les déchets
2 personnes
70
Rapporter le matériel
3 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Rassembler les objets perdus
2 personnes
73
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Tables de bièreqté 4
Tentes de réceptionqté 3
Nappesqté 10
Poubellesqté 8
Glacièresqté 6

Matériel de promenade

Bâtons de marcheqté 12
Gilets réfléchissantsqté 14
Sacs à dosqté 80
Ponchos de pluieqté 80
Coussins d’assiseqté 80
Couverturesqté 8
Cartes d'itinéraireqté 100
Brochures d’informationqté 100

Signalisation

Panneaux indicateursqté 45
Poteaux de parcoursqté 30
Panneaux d'avertissementqté 12
Banderole de départ
Panneau de fin
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Attaches-câblesqté 200
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 8
Lampes frontalesqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 6

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Casques pour talkie-walkiesqté 8
Batteries externesqté 8
Téléphones portablesqté 4

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 8
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Carafeqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 4

Bureau

Formulaires d’inscriptionqté 120
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 120
Presse-papiersqté 12
Caisse
Bac pour l’argent liquide

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux du châteauqté 6
Décoration de tableqté 12

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Seauxqté 4
Serpillièreqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez une distance et une durée réalistes avant les inscriptions. Ajoutez les temps d’arrêt aux visites de château, puis prévoyez au moins un point de repos clairement identifié sur le parcours.
Réservez les visites des châteaux avant d’envoyer les invitations. Indiquez dans la confirmation l’heure de départ, la durée estimée de marche et les horaires de visite afin d’éviter les retards en chaîne.
Faites le repérage complet plusieurs semaines avant la promenade. Vérifiez les travaux, les obstacles, les traversées et les emplacements où installer les panneaux, cônes ou rubans de balisage.
Préparez une solution météo avant de confirmer le programme. Suivez les prévisions à partir de 5 à 7 jours avant l’événement et communiquez rapidement l’itinéraire alternatif ou les changements d’horaires.
Donnez aux bénévoles un plan par zone, pas une consigne générale. Prévoyez une carte d’itinéraire, les contacts d’urgence, les panneaux directionnels et une trousse de premiers secours facilement accessible.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour une promenade des châteaux ?: Calculez le temps de marche à partir de la distance réellement mesurée, puis ajoutez la durée de chaque visite et des pauses. Pour un parcours de 10 km, prévoyez généralement 2 h 30 à 3 h de marche, hors arrêts.
Quand réserver les visites des châteaux ?: Réservez-les avant l’envoi des invitations, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance si le groupe est nombreux. Demandez les horaires disponibles, la capacité maximale et les conditions d’arrivée du groupe.
Quand envoyer les invitations pour une promenade des châteaux ?: Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant la date, puis une confirmation 7 à 10 jours avant. La confirmation doit reprendre le lieu de départ, l’horaire, la distance, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence.
Que faire s’il pleut le jour de la promenade ?: Décidez au plus tard la veille si le parcours est maintenu, raccourci ou remplacé. Préparez un itinéraire alternatif, des ponchos, des couvertures et un message clair indiquant l’heure de départ et les équipements à prévoir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.