Checklist voor een goed georganiseerde kerstwandeling

Een kerstwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf toestemming, controleert donkere en drukke punten en zorgt dat deelnemers weten hoeveel kilometer ze lopen. Op de dag zelf moeten routeaanduiding, verlichting en warme dranken op tijd klaarstaan. Gebruik deze checklist als planning van de eerste routekeuze tot het opruimen van het start- en eindpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route bepalen
2 personen
Route veilig controleren
2 personen
Startlocatie vastleggen
Toestemming voor route regelen
Wandelafstand communiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst afronden
Weersverwachting controleren
Route opnieuw controleren
2 personen
Verkeerspunten markeren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Routekaarten printen
Naamstickers voorbereiden
Cadeautjes sorteren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Start- en eindpunt opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Rustpunten inrichten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Briefing begeleiders geven
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Route uitleggen
2 personen
Wandeling starten
2 personen
Groepen begeleiden
6 personen
Rustpunten bemannen
3 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Routepijlen controleren
2 personen
Achterblijvers opvangen
2 personen
Cadeautjes uitdelen
2 personen
Eindpunt begeleiden
3 personen
Laatste deelnemers afmelden
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
3 personen
Materialen afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Verlichting opruimen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Warmhoudkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Scharenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 10

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Routeaanduiding

Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20
Routebordenaantal 12

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Deelnemerslijstenaantal 4
Routekaartenaantal 80
Naamstickersaantal 80

Decoratie

Kerstkransenaantal 4
Kerstbomenaantal 2
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 8
LED-kaarsenaantal 40

Cadeaus

Cadeautasjesaantal 60
Cadeaulintaantal 2
Cadeaustickersaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Vaatkrattenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minimaal 2 weken vooraf vast en controleer de wandelafstand, rustpunten en verkeerspunten. Loop de route daarna in het donker opnieuw na voordat je de uitnodigingen verstuurt.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en rond de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf af. Zo weet je hoeveel hapjes, bekers en warme dranken je moet voorbereiden.
Plan de laatste routecontrole op de dag zelf, bij voorkeur 2 tot 4 uur voor de start. Controleer dan ook of routepijlen, pionnen en afzetlint nog goed zichtbaar en stevig geplaatst zijn.
Zet verlichting niet pas bij vertrek klaar: hang lichtslingers op en plaats LED-lantaarns bij het startpunt, eindpunt en de rustpunten. Zorg dat begeleiders een hoofdlamp, zaklamp en reflecterend hesje hebben.
Maak één duidelijk uitgiftepunt voor naamstickers, routekaarten en warme dranken. Zet thermoskannen, warmhoudkannen, bekers en serveerschalen minstens 30 minuten voor de start klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstwandeling organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de route, startlocatie en toestemming. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de wandeling en rond de deelnemerslijst 3 dagen vooraf af.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een kerstwandeling?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van de temperatuur en wandelduur. Bereid daarnaast extra warme drank voor bij het rustpunt en eindpunt, zodat je niet direct zonder zit.
Wanneer controleer ik de route van een kerstwandeling?: Controleer de route minstens 2 keer: eerst bij het vastleggen en opnieuw op de dag zelf, 2 tot 4 uur voor de start. Loop bij voorkeur ook één keer in het donker, omdat verlichting en verkeerspunten dan anders uitvallen.
Wat moet ik meenemen voor een kerstwandeling in het donker?: Neem per begeleider minimaal 1 hoofdlamp of zaklamp en 1 reflecterend hesje mee. Leg daarnaast routekaarten, routepijlen, afzetlint, pionnen en een EHBO-koffer klaar; controleer dit uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.