Karatetoernooi organiseren: complete checklist

Een karatetoernooi vraagt om meer dan een sporthal en een wedstrijdschema. Je regelt tegelijk categorieën, scheidsrechters, inschrijvingen, bescherming, wedstrijdmateriaal, vrijwilligers en publieksinformatie. Begin met datum, zaal en reglement en werk daarna toe naar deelnemersbevestiging en de indeling van de wedstrijddag. Deze checklist bevat 73 taken en 67 spullen, zodat je kunt controleren wat geregeld, besteld, getest en geprint moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Sporthal reserveren
Wedstrijdreglement vaststellen
3 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
3 personen
Scheidsrechters benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sponsoren benaderen
2 personen
Prijzenpakket samenstellen
2 personen
Medailles bestellen
Oorkondes ontwerpen
Wedstrijdschema opstellen
3 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startgelden controleren
2 personen
EHBO-post afspreken
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Muziek en omroep testen
2 personen
Routebordjes maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Wedstrijdkaarten afdrukken
Oorkondes afdrukken
Medailles controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
Wedstrijdmatten leggen
6 personen
Scheidsrechterstafels plaatsen
3 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Cateringtafels opstellen
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Banners en bewegwijzering plaatsen
3 personen
Prijstafel inrichten
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Officials instrueren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Weging en controle uitvoeren
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Katawedstrijden begeleiden
8 personen
Kumitewedstrijden begeleiden
10 personen
Wedstrijdkaarten bijhouden
4 personen
Uitslagen invoeren
2 personen
Omroep verzorgen
2 personen
Publiek ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Blessures registreren
2 personen
Finalisten aankondigen
2 personen
Finales begeleiden
8 personen
Prijzen uitreiken
4 personen
Bedankwoord uitspreken
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Matten afbreken
6 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Sporthal schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Prijzen en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tatamimattenaantal 120
Mattenrandaantal 20
Rode wedstrijdbandenaantal 12
Blauwe wedstrijdbandenaantal 12
Rode handschoenenaantal 12
Blauwe handschoenenaantal 12
Hoofdbeschermersaantal 12
Borstbeschermersaantal 12
Scheenbeschermersaantal 12
Tandbeschermersaantal 12
Wedstrijdklokkenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Wegingsschaal
Pionnenaantal 20
Tafelschildjesaantal 8
Scheidsrechtervlaggenaantal 12
Prijzenbekersaantal 12
Medaillerekaantal 2

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Kleedkamerbankenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Omroepinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Kantoor

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 10
Wedstrijdkaarthoudersaantal 8
Startnummersaantal 180
Wedstrijdkaartenaantal 250
Oorkondesaantal 80
Polsbandjesaantal 250

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Clubvlaggenaantal 8
Wedstrijdspandoekenaantal 4
Routebordjesaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Podiumlintenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Stofzuiger
Desinfectiesprayaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
EHBO-kofferaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdcategorieën en het reglement vast voordat je inschrijvingen opent. Deelnemers moeten vooraf weten in welke categorie ze uitkomen en welke beschermers nodig zijn.
Plan de sporthal ruim voor de wedstrijddag en controleer hoeveel ruimte nodig is voor tatamimatten, mattenranden, tafels, stoelen en kleedkamers. Reserveer tijd voor opbouw en afbouw, niet alleen voor de wedstrijden.
Bevestig deelnemers pas nadat aanmelding, startgeld en eventuele dieetwensen zijn gecontroleerd. Verstuur parkeerinformatie en de definitieve aanvangstijd uiterlijk een week vooraf.
Maak een vrijwilligersindeling met aparte verantwoordelijkheden voor ontvangst, weging, wedstrijdtafel, omroep, kleedkamers en EHBO. Test muziek, microfoon, omroepinstallatie, wedstrijdklokken en stopwatches vóór de eerste partij.
Druk deelnemerslijst, wedstrijdkaarten en oorkondes vooraf af en leg ze per onderdeel klaar. Neem daarnaast extra balpennen, klemborden, verlengkabels en stekkerdozen mee; die worden op een lange wedstrijddag snel vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een karatetoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met de datum, sporthal, wedstrijdcategorieën en het reglement. Benader daarna scheidsrechters, vrijwilligers en sponsoren, zodat je uiterlijk 4 weken voor het toernooi de deelnemers en het schema kunt afronden.
Wat heb je nodig voor een karatetoernooi?: Je hebt onder meer tatamimatten met mattenrand, wedstrijdbanden, beschermers, wedstrijdklokken, stopwatches, scoreborden, fluitjes en een wegingsschaal nodig. Regel daarnaast tafels, stoelen, een laptop, printer, omroepinstallatie, microfoon, verlengkabels en EHBO.
Wanneer moet het wedstrijdschema van een karatetoernooi klaar zijn?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijvingen binnen zijn en controleer het na de sluitingsdatum. Stuur het definitieve schema en de parkeerinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat deelnemers en vrijwilligers weten waar en wanneer ze aanwezig moeten zijn.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een karatetoernooi?: Het aantal hangt af van het aantal wedstrijdvelden en deelnemers, maar plan minimaal aparte mensen voor ontvangst, weging, wedstrijdtafel, omroep, kleedkamers en EHBO. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en wijs per taak een reserve aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.