Checklist pour organiser un tournoi de karaté

Un tournoi de karaté demande plus qu’un gymnase et des tatamis. Il faut cadrer les catégories, le règlement, les inscriptions et l’arbitrage avant de pouvoir établir un programme fiable. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à préparer l’accueil, le matériel de compétition et les documents du jour J. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : premiers secours, stationnement, alimentation et répartition précise des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le gymnase
Établir le règlement du concours
3 personnes
Définir les catégories de compétition
3 personnes
Contacter les arbitres
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Contacter les sponsors
2 personnes
Composer le lot de prix
2 personnes
Commander des médailles
Concevoir les certificats
Établir le programme de la compétition
3 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
Convenir du poste de premiers secours
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les cartes du concours
Imprimer les certificats
Vérifier les médailles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager le comptoir d'inscription
2 personnes
Poser les tapis de compétition
6 personnes
Installer les tables des arbitres
3 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer les tables de traiteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Installer les bannières et la signalétique
3 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Instruire les officiels
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Effectuer la pesée et le contrôle
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Encadrer les compétitions de kata
8 personnes
Encadrer les combats de kumite
10 personnes
Tenir à jour les cartes de compétition
4 personnes
Saisir les résultats
2 personnes
Gérer les annonces
2 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Enregistrer les blessures
2 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Encadrer les finales
8 personnes
Remettre les prix
4 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Défaire les tapis
6 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Nettoyer le gymnase
5 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Archiver les prix et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de tatamiqté 120
Bordure du tapisqté 20
Bandeaux de compétition rougesqté 12
Bandeaux de compétition bleusqté 12
Gants rougesqté 12
Gants bleusqté 12
Protège-têtesqté 12
Protège-poitrineqté 12
Protège-tibiasqté 12
Protège-dentsqté 12
Pendule de matchqté 4
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Siffletsqté 8
Balance de pesée
Cônesqté 20
Plaques de tableqté 8
Drapeaux d'arbitreqté 12
Coupes de prixqté 12
Présentoir à médaillesqté 2

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Bancs de vestiaireqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Bureau

Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 10
Porte-cartes de compétitionqté 8
Numéros de départqté 180
Cartes de matchqté 250
Diplômesqté 80
Braceletsqté 250

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Drapeaux du clubqté 8
Banderoles de compétitionqté 4
Panneaux d’orientationqté 12
Nappesqté 8
Rubans de podiumqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Aspirateur
Spray désinfectantqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Trousse de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez le gymnase avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez une marge d’au moins 4 semaines entre la clôture des inscriptions et le tournoi pour vérifier les catégories, les frais et les besoins particuliers.
Définissez les catégories, le règlement et les modalités de pesée avant d’envoyer les invitations. Sans ces éléments, les participants posent des questions différentes et la liste finale devient difficile à contrôler.
Prévoyez les arbitres et les bénévoles avec des rôles horaires précis. Pour chaque aire de compétition, identifiez au minimum les personnes chargées du chronomètre, des scores, de l’appel et de la circulation.
Testez le microphone, la sonorisation et les rallonges dans le gymnase au moins la veille. Imprimez également les listes de participants, les cartes du concours et les certificats avant l’arrivée du public.
Ne repoussez pas les premiers secours, le stationnement et les besoins alimentaires à la dernière semaine. Envoyez les informations pratiques aux participants dès que le programme est confirmé, idéalement 7 jours avant la compétition.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de karaté ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le gymnase, contacter les arbitres, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations, les impressions et les tests techniques.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de karaté ?: Clôturez-les environ 4 semaines avant le tournoi si plusieurs catégories doivent être vérifiées. Ce délai permet de traiter les inscriptions, contrôler les frais, préparer le programme et confirmer les participants.
Quel matériel préparer pour un tournoi de karaté ?: Préparez les tatamis avec leurs bordures, les protections, les chronomètres, la pendule de match, les panneaux de score, les sifflets et la balance de pesée. Ajoutez le matériel d’accueil et d’impression, notamment l’ordinateur, l’imprimante, les presse-papiers et les stylos.
Quand envoyer les informations pratiques aux participants ?: Envoyez le programme, l’accès, le stationnement et les horaires au moins 7 jours avant la compétition. Renvoyez une confirmation finale 24 à 48 heures avant si des horaires ou des catégories ont changé.

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