Zo organiseer je een karaokeavond zonder technische chaos

Begin met de deelnemers en de locatie, niet met de versiering. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen, bevestig de reservering en controleer of muziek- en karaokeapparatuur geregeld zijn. Stel daarna de zanglijst en het programma samen, zodat je op de avond zelf niet nog moet zoeken naar nummers. Plan minstens enkele uren voor de start voor opbouw, testen en het klaarzetten van eten en drinken. Vooral microfoons, kabels, batterijen en ventilatie worden vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Reservering locatie bevestigen
5
Muziekrechten controleren
6
Karaokesysteem reserveren
7
Zanglijst samenstellen
2 personen
8
Programma afdrukken
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Karaokeapparatuur ophalen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Hapjes portioneren
3 personen
13
Allergenen markeren
14
Locatie openen
2 personen
15
Ruimte ventileren
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen neerzetten
3 personen
18
Karaokescherm plaatsen
2 personen
19
Speakers aansluiten
2 personen
20
Microfoons testen
2 personen
21
Zangnummers testen
2 personen
22
Verlichting instellen
2 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Buffet klaarzetten
3 personen
25
Dranken klaarzetten
2 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Inschrijving klaarzetten
2 personen

Event

28
Welkomsttafel bemannen
2 personen
29
Bezoekers verwelkomen
2 personen
30
Zangverzoeken verzamelen
2 personen
31
Karaokeprogramma bedienen
2 personen
32
Zangers aankondigen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Koffie en thee schenken
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Buffet aanvullen
2 personen
37
Glazen en servies ophalen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Afvalbakken legen
2 personen
40
Laatste zangronde aankondigen
41
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Karaokeapparatuur uitschakelen
2 personen
43
Buffet afruimen
3 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Ruimte schoonmaken
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
48
Versiering verwijderen
2 personen
49
Apparatuur retourneren
2 personen
50
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
51
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Karaokescherm
Karaokespeler
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiokabelsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledspotsaantal 4
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Wijnglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Scharenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Podiumbordjesaantal 3
Naamstickersaantal 80

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Test karaokespeler, scherm, speakers en beide microfoons vóór de gasten binnenkomen. Reserveer hiervoor minimaal 60 minuten en controleer ook audiokabels, verlengsnoeren, stekkerdozen en reservebatterijen.
Maak de zanglijst vooraf en druk het programma af. Zet nummers eventueel in een vaste volgorde klaar, zodat deelnemers niet tijdens elk optreden naar een lied hoeven te zoeken.
Koel dranken ruim op tijd en reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon. Zet water zichtbaar klaar; door zingen en warme apparatuur loopt de dorst sneller op.
Portioneer hapjes vóór de deuren opengaan en markeer allergenen afzonderlijk. Zo voorkom je dat serveerbestek of borden tussen gewone hapjes en dieetopties wordt verwisseld.
Open de locatie minstens twee uur vooraf. Ventileer de ruimte, plaats scherm en speakers, zet tafels en stoelen neer en test de verlichting voordat de eerste zanger aan de beurt is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een karaokeavond organiseren?: Begin ongeveer vier tot zes weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en de locatie. Regel karaokesysteem en eventuele muziekrechten uiterlijk twee weken voor de avond, zodat er nog tijd is voor een alternatief.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor een karaokeavond?: Met twee microfoons kunnen duo’s zingen en hoeft een microfoon niet steeds te worden doorgegeven. Test beide microfoons minstens 60 minuten voor aanvang en leg reservebatterijen klaar.
Hoeveel drank heb je nodig voor een karaokeavond?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de geplande duur. Voorzie daarnaast continu water, zeker in een warme of drukke ruimte.
Wanneer moet je de karaokeapparatuur testen?: Test scherm, speler, speakers, microfoons en zangnummers op de dag zelf, minimaal één uur voor ontvangst van de gasten. Controleer ook de kabels, stroompunten en geluidssterkte voordat de ruimte vol staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.