Cómo organizar una noche de karaoke sin fallos
Una noche de karaoke funciona mejor cuando la música y la logística se preparan en ese orden. Empieza confirmando el local, los derechos de música y el sistema de karaoke; después gestiona las inscripciones y las preferencias dietéticas. Durante el montaje, reserva tiempo para probar cada micrófono, canción, altavoz y conexión antes de que lleguen los invitados. El plan completo te ayuda a coordinar el equipo, la comida, las bebidas y el espacio sin dejar los detalles críticos para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Confirmar la reserva del recinto
- 5
Comprobar los derechos de música
- 6
Reservar el sistema de karaoke
- 7
Elaborar lista de canciones
2 personas
- 8
Imprimir el programa
- 9
Hacer la compra
2 personas
- 10
Recoger el equipo de karaoke
2 personas
- 11
Enfriar bebidas
2 personas
- 12
Porcionar aperitivos
3 personas
- 13
Marcar alérgenos
- 14
Abrir la ubicación
2 personas
- 15
Ventilar el espacio
- 16
Montar mesas
3 personas
- 17
Colocar sillas
3 personas
- 18
Colocar la pantalla de karaoke
2 personas
- 19
Conectar los altavoces
2 personas
- 20
Probar los micrófonos
2 personas
- 21
Probar canciones de canto
2 personas
- 22
Configurar la iluminación
2 personas
- 23
Colgar la decoración
3 personas
- 24
Preparar el buffet
3 personas
- 25
Preparar las bebidas
2 personas
- 26
Montar el punto de café
2 personas
- 27
Preparar la inscripción
2 personas
Evento
- 28
Atender la mesa de bienvenida
2 personas
- 29
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 30
Recoger peticiones de canciones
2 personas
- 31
Gestionar el programa de karaoke
2 personas
- 32
Anunciar a los cantantes
- 33
Servir aperitivos
2 personas
- 34
Servir café y té
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Reponer el bufé
2 personas
- 37
Recoger vasos y vajilla
2 personas
- 38
Comprobar los baños
- 39
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 40
Anunciar la ronda final de canto
- 41
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 42
Apagar el equipo de karaoke
2 personas
- 43
Desmontar el bufé
3 personas
- 44
Recoger la basura
3 personas
- 45
Lavar la vajilla
3 personas
- 46
Limpiar el espacio
3 personas
- 47
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 48
Retirar la decoración
2 personas
- 49
Devolver el equipo
2 personas
- 50
Devolver los artículos prestados
2 personas
- 51
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 2
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Equipo
- Pantalla de karaoke
- Reproductor de karaoke
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables de audiocant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Focos LEDcant. 4
- Iluminación de emergenciacant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Copas de vinocant. 30
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Tijerascant. 3
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Termoscant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Carteles para el escenariocant. 3
- Pegatinas con nombrecant. 80
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la reserva del local y comprueba los derechos de música al menos 3 semanas antes. No des por hecho que el equipo de karaoke incluye pantalla, altavoces, micrófonos, cables y soportes: confirma cada pieza por separado.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con 10 días de margen. Usa esa información para marcar los alérgenos en el buffet y calcular las raciones antes de hacer la compra.
- Prepara la lista de canciones y el programa 3 o 4 días antes, e imprime copias el mismo día del montaje. Así puedes ordenar las actuaciones, evitar búsquedas largas y tener una alternativa si falla el portátil o una canción.
- Abre y ventila el espacio al menos 60 minutos antes de la llegada. Monta primero las mesas, sillas y buffet; después coloca la pantalla, conecta altavoces y regletas, y deja los cables sujetos para que no crucen las zonas de paso.
- Haz una prueba técnica completa 30 minutos antes de empezar: prueba los dos micrófonos, una canción lenta y otra rápida, el volumen, la iluminación y la iluminación de emergencia. Enfría las bebidas y porciona los aperitivos mientras alguien distinto se encarga del sonido.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de karaoke?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el local, revisar los derechos de música y asegurar el sistema de karaoke. Deja las confirmaciones finales, la compra y el programa para la última semana.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo de karaoke?
- Haz una prueba completa 30 minutos antes de que lleguen los invitados. Comprueba cada micrófono, los altavoces, los cables, el reproductor, la pantalla y al menos dos canciones.
- ¿Cuántas bebidas calcular para una noche de karaoke?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por persona por cada hora adicional. Añade opciones sin alcohol y enfría las bebidas antes de abrir el buffet.
- ¿Cuándo preparar la comida y marcar los alérgenos?
- Porciona los aperitivos y marca los alérgenos el mismo día, entre 1 y 2 horas antes de servir. Mantén la comida cubierta hasta que el buffet esté listo y separa los cubiertos de servicio.
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