Organiser une soirée karaoké, étape par étape

Une soirée karaoké réussie se prépare dans cet ordre : confirmer le lieu, gérer les inscriptions, réserver le matériel, puis régler la logistique de la salle. Prévoyez assez tôt les morceaux, les régimes alimentaires et les droits musicaux : ce sont les points souvent oubliés. Le jour J, gardez au moins deux heures pour installer l’écran, les enceintes, les micros et les tables. Testez chaque chanson avant l’arrivée des invités, puis lancez les premiers passages avec une liste déjà prête.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer la réservation du lieu
5
Vérifier les droits musicaux
6
Réserver le système de karaoké
7
Composer la liste des chants
2 personnes
8
Imprimer le programme
9
Faire les courses
2 personnes
10
Récupérer le matériel de karaoké
2 personnes
11
Refroidir les boissons
2 personnes
12
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
13
Signaler les allergènes
14
Ouvrir le lieu
2 personnes
15
Aérer la salle
16
Installer les tables
3 personnes
17
Installer les chaises
3 personnes
18
Installer l'écran de karaoké
2 personnes
19
Brancher les enceintes
2 personnes
20
Tester les microphones
2 personnes
21
Tester les numéros de chant
2 personnes
22
Régler l’éclairage
2 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Mettre le buffet en place
3 personnes
25
Préparer les boissons
2 personnes
26
Mettre en place le point café
2 personnes
27
Préparer l’inscription
2 personnes

Événement

28
Tenir la table d’accueil
2 personnes
29
Accueillir les visiteurs
2 personnes
30
Recueillir les demandes de chansons
2 personnes
31
Gérer le programme de karaoké
2 personnes
32
Annoncer les chanteurs
33
Servir des amuse-bouches
2 personnes
34
Servir le café et le thé
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
37
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Vider les poubelles
2 personnes
40
Annoncer le dernier tour de chant
41
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

42
Éteindre le matériel de karaoké
2 personnes
43
Désinstaller le buffet
3 personnes
44
Rassembler les déchets
3 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Nettoyer l’espace
3 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
48
Retirer la décoration
2 personnes
49
Retourner le matériel
2 personnes
50
Rendre les objets empruntés
2 personnes
51
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 2
Tabouretsqté 8
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Écran de karaoké
Lecteur karaoké
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Projecteurs LEDqté 4
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Verres à vinqté 30
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Ciseauxqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Thermosqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Panneaux de scèneqté 3
Étiquettes nominativesqté 80

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de récupérer les allergies, les régimes particuliers et le nombre réel de participants avant les achats.
Réservez le karaoké et vérifiez les droits musicaux au moins 3 semaines à l’avance. Confirmez aussi la présence du karaokesysteem, de l’écran, des enceintes, des micros et des câbles nécessaires.
Préparez une première liste d’environ 20 chansons pour une soirée de 3 heures, en alternant les styles et les niveaux. Imprimez le programme et prévoyez une solution de remplacement si un titre ne fonctionne pas.
Arrivez au lieu au moins 2 heures avant l’ouverture. Gardez 30 minutes pour les branchements, 20 minutes pour tester les micros et les chansons, puis aérez la salle avant d’installer les invités.
Refroidissez les boissons et portionnez les amuse-bouches avant le début. Étiquetez les allergènes, placez les poubelles à proximité et gardez les piles de rechange, les rallonges et les multiprises avec le matériel technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une soirée karaoké ?: Commencez au moins 3 semaines avant pour réserver le lieu, le système de karaoké et vérifier les droits musicaux. Terminez les inscriptions et les achats environ 10 jours avant, puis prévoyez 2 heures d’installation le jour même.
Combien de chansons prévoir pour une soirée karaoké ?: Pour 3 heures, préparez environ 20 chansons dans une liste de départ, puis laissez les invités ajouter leurs titres. Prévoyez quelques morceaux de secours afin de ne pas interrompre la soirée en cas de problème technique.
Quand tester le matériel de karaoké ?: Testez l’écran, les enceintes, les micros, les câbles et les chansons au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités. Faites aussi un essai avec le volume prévu, car un réglage trop fort peut gêner les conversations.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une soirée karaoké ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et mettez les boissons au frais avant l’ouverture de la salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.