LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Karaokeavond organiseren: checklist en planning

Een karaokeavond staat of valt met werkende techniek, een duidelijke volgorde en genoeg tijd tussen de nummers. Begin met de locatie, gastenlijst en karaokeset en werk daarna toe naar muziek, catering en inrichting. Controleer vooraf of alle nummers beschikbaar zijn en test beeld, geluid en microfoons voordat gasten arriveren. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke zaken vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Definitieve gastenlijst maken

  • Locatie reserveren

  • Karaokesysteem reserveren

  • Meubilair reserveren

  • Muzieklijst samenstellen

    2 personen

  • Karaokenummers controleren

    2 personen

  • Programma en pauzes plannen

  • Boodschappenlijst opstellen

    2 personen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Noodcontacten noteren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Materialen ophalen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Locatie controleren

    2 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    3 personen

  • Karaokeapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Microfoons testen

    2 personen

  • Scherm en songteksten testen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Buffet en bar inrichten

    3 personen

  • Aanmeldtafel klaarzetten

Event

  • Gasten ontvangen

    2 personen

  • Programma toelichten

  • Eerste zangronde begeleiden

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Zanglijst bijhouden

  • Techniek tijdens optredens bedienen

  • Pauzehapjes aanvullen

    2 personen

  • Warme hapjes serveren

    2 personen

  • Microfoons ontsmetten

  • Laatste zangronde aankondigen

  • Gasten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Eten en drinken opruimen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Karaokeapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Apparatuur inpakken

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    3 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 45
  • Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

  • Karaokeset
  • Speakersaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Microfoonstandaardsaantal 2
  • Laptop
  • Beeldscherm
  • HDMI-kabelaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 3
  • Gaffer tapeaantal 2
  • Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

  • Sfeerverlichtingaantal 4
  • Lichtslingeraantal 3

Decoratie

  • Ballonnenaantal 50
  • Muziekdecoratie
  • Welkomstbord
  • Tafelkledenaantal 6

Servies

  • Drinkglazenaantal 50
  • Bordenaantal 50
  • Besteksetsaantal 50
  • Koffiekopjesaantal 30

Keuken

  • Serveerbladenaantal 6
  • Schaaltjesaantal 8
  • Tangen en opscheplepelsaantal 6
  • Koelboxenaantal 3
  • IJsblokbakkenaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Schoonmaak

  • Schoonmaakhandschoenenaantal 4
  • Emmersaantal 2
  • Dweilenaantal 2
  • Bezem en blikaantal 2
  • Afvalbakkenaantal 4

Overig

  • Aanmeldlijst
  • Pennenaantal 6
  • Zanglijstenaantal 50
  • Polsbandjesaantal 50

Tips

  • Reserveer de karaokeset en locatie vroeg en controleer uiterlijk een week vooraf hoeveel microfoons, speakers en aansluitingen beschikbaar zijn. Zo ontdek je niet op de avond zelf dat een HDMI-kabel, stekkerdoos of verlengkabel ontbreekt.
  • Plan het programma in blokken van 45 tot 60 minuten met korte pauzes. Zet vooraf een muzieklijst klaar en controleer de karaokenummers, zodat deelnemers niet telkens lang naar een geschikt nummer hoeven te zoeken.
  • Koel dranken minimaal 4 uur vooraf en zet hapjes, borden, glazen en serveerbestek klaar voordat de eerste zanger begint. Houd drank en eten op een aparte plek van de apparatuur om morsen bij laptop, speakers en kabels te voorkomen.
  • Test 1 tot 2 uur voor aanvang het volledige systeem: laptop, scherm, songteksten, speakers en beide microfoons. Leg reservebatterijen klaar en werk losse kabels weg met gaffer tape.
  • Maak de definitieve gastenlijst en verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik de laatste controle van de locatie om tafels, stoelen, bar, buffet en aanmeldtafel in één ronde na te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een karaokeavond organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 6 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en karaokeset. Rond de gastenlijst en dieetwensen 3 dagen vooraf af en plan de techniekcontrole op de dag zelf 1 tot 2 uur voor aanvang.
Hoeveel karaokenummers moet ik voorbereiden?
Reken op ongeveer 3 tot 4 nummers per uur als meerdere mensen meedoen. Voor een avond van 4 uur is een startlijst van 12 tot 16 nummers handig, aangevuld met verzoeknummers tijdens de avond.
Wanneer moet ik de karaokeapparatuur testen?
Test het volledige systeem uiterlijk 1 uur voor de gasten komen. Controleer daarbij laptop, scherm, HDMI-kabel, speakers, microfoons, batterijen en het afspelen van meerdere songteksten.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een karaokeavond?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Zet naast alcohol ook water en andere alcoholvrije opties klaar en koel de voorraad minimaal 4 uur vooraf.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!