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Karaokeabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Karaokeabend steht und fällt mit funktionierender Technik, einer passenden Songauswahl und einem Ablauf, bei dem niemand lange warten muss. Plane Reservierungen, Anmeldungen und Essenswünsche frühzeitig und prüfe Mikrofone, Bildschirm und Songtexte noch vor dem Eintreffen der Gäste. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit zum Kühlen der Getränke, für Buffet und Bar sowie für einen kurzen Technik-Notfallplan. Die Checkliste führt dich durch alle 46 Aufgaben und 39 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Location reservieren

  • Karaokeanlage reservieren

  • Möbel reservieren

  • Musikliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Karaoke-Lieder prüfen

    2 Personen

  • Programm und Pausen planen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Notfallkontakte notieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Karaokeanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Bildschirm und Songtexte testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Erste Gesangsrunde begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gesangsliste führen

  • Technik während der Auftritte bedienen

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Warme Snacks servieren

    2 Personen

  • Mikrofone desinfizieren

  • Letzte Gesangsrunde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Karaoke-Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • BarhockerAnz. 4

Ausstattung

  • Karaoke-Set
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Laptop
  • Bildschirm
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Gaffer TapeAnz. 2
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • LichterketteAnz. 3

Dekoration

  • BallonsAnz. 50
  • Musikdekoration
  • Willkommensschild
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 30

Küche

  • ServiertablettsAnz. 6
  • SchälchenAnz. 8
  • Zangen und ServierlöffelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • ReinigungshandschuheAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Sonstiges

  • Anmeldeliste
  • StifteAnz. 6
  • GesangslisteAnz. 50
  • ArmbänderAnz. 50

Tipps

  • Teste Karaokeanlage, Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptop, Bildschirm und HDMI-Kabel spätestens am Veranstaltungstag vollständig. Halte Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und Gaffer Tape griffbereit, statt erst bei einer Störung danach zu suchen.
  • Plane bei 20 Gästen pro Karaoke-Block etwa 30 bis 40 Minuten und dazwischen 10 Minuten Pause ein. So bleibt Zeit für Getränke, Snacks und den Wechsel der Sängerinnen und Sänger.
  • Prüfe die Karaoke-Lieder mindestens 2 bis 3 Tage vorher auf Verfügbarkeit und passende Versionen. Lege außerdem eine Musikliste für Pausen an, damit nach jedem Lied nicht improvisiert werden muss.
  • Kühle Getränke und stelle Kühlboxen oder einen Eiswürfelbehälter mindestens 2 Stunden vor Beginn bereit. Buffet, Bar und Serviergeschirr sollten vor dem ersten Gast fertig aufgebaut sein.
  • Stelle Tische und Stühle frühzeitig auf und richte den Anmeldetisch mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Notiere Notfallkontakte und prüfe den Weg zu Steckdosen, damit Kabel nicht zur Stolperfalle werden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Karaokeabend planen?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen, Location und Karaokeanlage. Die endgültige Gästeliste, Ernährungswünsche und Reservierungen sollten spätestens 7 Tage vor dem Abend feststehen.
Wie viele Karaoke-Lieder braucht man für einen Abend?
Plane für einen dreistündigen Abend etwa 35 bis 45 Lieder ein, wenn mehrere Personen abwechselnd singen. Ergänze 10 bis 15 Pausenlieder, damit der Ablauf auch bei Umbauten oder Verzögerungen funktioniert.
Wann sollte man die Karaoke-Technik testen?
Führe einen vollständigen Test spätestens 2 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei Ton, Mikrofone, Bildschirm, Songtexte, Stromversorgung und die Verbindung zwischen Laptop und Bildschirm.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Karaokeabends?
Plane für Möbel, Dekoration, Buffet, Bar und Technik mindestens 2 Stunden ein. Wenn die Karaokeanlage oder der Bildschirm erstmals vor Ort angeschlossen werden, sind 30 bis 60 Minuten zusätzliche Reserve sinnvoll.

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