Checklist voor een goed georganiseerde karaokeavond

Een karaokeavond valt of staat met werkende apparatuur en een duidelijke volgorde. Regel de karaokeset en verzamel liedjes ruim vooraf, zodat je op de avond zelf niet nog kabels of muziek hoeft uit te zoeken. Plan daarnaast de ruimte rond het scherm, de microfoons en de zitplaatsen. Met deze checklist houd je ook de minder opvallende zaken bij: dieetwensen, aanmeldingen, koeling, ontvangst en een korte uitleg van het programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Karaokeset reserveren
Muzieklijst samenstellen
2 personen
Karaokeliedjes verzamelen
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
Indeling van de ruimte maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Karaokeset ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Ruimte vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Karaokeapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Beeldscherm testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Aanmeldtafel inrichten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Karaokerondes begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Microfoons wisselen
Muziekpauzes verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Karaokeapparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Karaokeset retourneren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Karaokeset
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beeldscherm
HDMI-kabelaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Ducttapeaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de karaokeset vroeg en test vóór de start zowel de draadloze microfoons, luidsprekers, laptop, HDMI-kabel als het beeldscherm. Leg stekkerdozen en verlengkabels klaar en zet kabels vast met ducttape, zodat niemand erover struikelt.
Maak uiterlijk een week vooraf een eerste muzieklijst en verwerk daarna de aangeleverde karaokeliedjes. Zo kun je ontbrekende nummers nog vervangen en voorkom je dat gasten tijdens de avond lang moeten zoeken.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen voordat je boodschappen doet. Zet hapjes op serveerschalen en gebruik een aparte plek voor eten met specifieke dieetwensen, zodat duidelijk blijft wat iedereen kan nemen.
Maak de ruimte eerst vrij en plaats daarna tafels, stoelen, krukken en buffettafels. Houd voor de zanger een vrije plek bij het beeldscherm en zorg dat het publiek het scherm én de microfoon goed kan zien.
Koel dranken vooraf en richt het buffet, de dranken en de aanmeldtafel vóór ontvangst in. Test alle apparatuur nog een keer voordat gasten komen en leg in de eerste minuten kort uit hoe mensen een liedje aanvragen en wanneer ze aan de beurt zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een karaokeavond organiseren?: Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het reserveren van de karaokeset. Regel de muzieklijst, boodschappen en ruimte-indeling in de laatste week en test de apparatuur op de dag zelf.
Hoeveel karaokeliedjes heb ik nodig voor een avond?: Reken op ongeveer 10 tot 12 liedjes per uur als meerdere mensen meezingen. Voor 3 uur karaoke is een lijst van 30 tot 40 nummers een bruikbaar minimum; verzamel extra liedjes voor verschillende smaken.
Wanneer moet ik de karaokeset testen?: Test de set minimaal 1 uur vóór de gasten arriveren. Controleer de microfoons, luidsprekers, laptop, HDMI-verbinding en het beeldscherm afzonderlijk en houd een reservekabel en stekkerdoos bij de hand.
Hoeveel drankjes moet ik voorzien voor een karaokeavond?: Reken gemiddeld op 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en daarna ongeveer 1 tot 2 per persoon per uur. Zet water naast de andere dranken en koel alles uiterlijk vlak vóór de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.