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Karaokeabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Karaokeabend steht und fällt mit zwei Dingen: funktionierender Technik und einem Ablauf, bei dem niemand lange warten muss. Plane Zusagen, Liedauswahl und Raumaufteilung frühzeitig, damit am Abend selbst nur noch aufgebaut und getestet wird. Rechne pro Gast mit einem Sitzplatz, etwa zwei bis drei Getränken für die erste Stunde und zusätzlichen alkoholfreien Optionen. Diese Checkliste führt dich von den Einladungen bis zur Begrüßung der Gäste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Karaoke-Set reservieren

  • Musikliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Karaoke-Lieder sammeln

    2 Personen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Raumaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Karaoke-Set abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Raum freimachen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Karaokeanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Bildschirm testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Karaoke-Runden begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Mikrofone wechseln

  • Musikpausen gestalten

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Karaoke-Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Karaoke-Set zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 2
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • Karaoke-Set
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • Bildschirm
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • GewebeklebebandAnz. 2

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Reinigungs-EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 3 Wochen vorher und frage dabei direkt nach Zu- oder Absage sowie nach Ernährungswünschen. Eine bestätigte Gästeliste erleichtert später Einkauf, Sitzordnung und Buffetplanung.
  • Reserviere das Karaoke-Set spätestens 2 Wochen vor dem Abend. Teste Mikrofone, Lautsprecher, Bildschirm, Laptop und HDMI-Verbindung am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste.
  • Sammle die Karaoke-Lieder schon mit der Anmeldung und ergänze sie bis 3 Tage vorher. So entsteht eine erste Reihenfolge, und du vermeidest, dass am Abend nur dieselben zwei Songs gewünscht werden.
  • Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn und stelle Snacks etwa 30 Minuten vor dem Start bereit. Kühlboxen, Gläser, Teller und Servierschalen werden dabei oft vergessen, obwohl sie am Buffet sofort gebraucht werden.
  • Räume den Veranstaltungsraum am selben Tag frühzeitig frei und stelle Tische, Stühle sowie den Anmeldetisch vor dem Technikaufbau auf. Sichere Verlängerungskabel mit Gewebeklebeband und halte Abfallbehälter direkt am Buffet bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich zu einem Karaokeabend einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 7 bis 10 Tagen. So bleibt genug Zeit, Absagen, Ernährungswünsche und die Liedauswahl zu bearbeiten.
Wann sollte man ein Karaoke-Set reservieren?
Reserviere das Karaoke-Set mindestens 2 Wochen vor dem Abend. Plane am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten für Abholung, Anschluss und einen vollständigen Mikrofon- und Bildschirmtest ein.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Karaokeabend?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Stelle zusätzlich Wasser und alkoholfreie Getränke bereit und kühle alles mindestens 4 Stunden vorher.
Wie viele Karaoke-Lieder sollte ich vorbereiten?
Plane ungefähr 4 bis 5 Lieder pro Stunde, wenn mehrere Gäste singen sollen. Sammle die Wünsche bis 3 Tage vorher und halte eine Liste mit mindestens 20 bis 30 Titeln als Reserve bereit.

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