Checklist para organizar una noche de karaoke

Una noche de karaoke necesita más preparación que elegir canciones y conectar un micrófono. Esta checklist reúne las tareas para controlar las invitaciones, las preferencias dietéticas, el equipo, la comida y el montaje del espacio. Reserva el karaoke con tiempo y prueba micrófonos, pantalla y sonido antes de que lleguen los invitados. El día del evento, deja listas las bebidas, el buffet y la mesa de inscripción para que la primera canción empiece sin retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar equipo de karaoke
Elaborar la lista de canciones
2 personas
Reunir canciones de karaoke
2 personas
Confirmar inscripciones
Distribuir el espacio
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo de karaoke
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Despejar el espacio
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar el equipo de karaoke
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la pantalla
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Montar la mesa de inscripción

Evento

Recibir a los invitados
2 personas
Presentar el programa
Coordinar las rondas de karaoke
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Cambiar micrófonos
Gestionar las pausas musicales
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de karaoke
2 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver el equipo de karaoke
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 2
Taburetescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 70
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 10
Cucharones de servircant. 8

Equipo

Equipo de karaoke
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Portátil
Pantalla
Cable HDMIcant. 2
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Cinta americanacant. 2

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Cafetera
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 6
Mantelescant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 4
Cubo de limpiezacant. 2
Fregonascant. 2
Escoba
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones y gestiona las inscripciones con al menos 2 semanas de antelación. Pide también las preferencias dietéticas para ajustar aperitivos y bebidas antes de hacer la compra.
Reserva el equipo de karaoke entre 2 y 3 semanas antes y confirma que incluye micrófonos, altavoces, pantalla, portátil, cable HDMI, regletas y alargadores. Comprueba qué piezas debes recoger y a qué hora.
Prepara la lista de canciones 3 o 4 días antes y reúne una selección suficiente para toda la velada. Incluye opciones conocidas y deja un sistema claro para que los invitados apunten sus peticiones al llegar.
Conecta y prueba todo el equipo al menos 2 horas antes: reproduce una canción completa, revisa ambos micrófonos y comprueba que la imagen llega correctamente a la pantalla. Fija los cables al suelo con cinta americana para evitar tropiezos.
Enfría las bebidas con varias horas de margen y prepara el buffet antes de recibir a los invitados. Deja vasos, platos, cubiertos, bandejas y cucharones juntos, y coloca una papelera cerca de la zona de comida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de karaoke?: Empieza entre 2 y 3 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y reservar el equipo. Deja la lista de canciones y la compra cerradas 3 o 4 días antes.
¿Cuándo hay que probar el equipo de karaoke?: Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados. Comprueba los micrófonos, los altavoces, la pantalla, el portátil y la conexión HDMI reproduciendo una canción entera.
¿Cuántas canciones necesito para una noche de karaoke?: Calcula entre 8 y 10 canciones por hora de karaoke si suelen cantar una o dos personas por turno. Para una sesión de 3 horas, prepara al menos 25 o 30 canciones y añade opciones de reserva.
¿Qué hay que preparar el día de la noche de karaoke?: Ese día monta mesas y sillas, despeja el espacio, enfría las bebidas, prepara los aperitivos, conecta el equipo y organiza el buffet. Reserva las 2 horas previas para el montaje y las pruebas, sin contar la recepción de invitados.

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