Kankerloop organiseren: complete checklist

Een kankerloop organiseren vraagt meer dan een route en een startschot. Je regelt op tijd de vergunningen, verzekering, start- en finishlocatie, verkeersveiligheid en de samenwerking met het goede doel. Daarna volgen de inschrijving, sponsorwerving, vrijwilligersindeling en bestellingen zoals startnummers, medailles en routeborden. Gebruik deze checklist als volgorde: eerst de basis vastleggen, daarna deelnemers en uitvoering organiseren en tot slot alle posten en materialen controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
3 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Verzekering controleren
Goede doel vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
Verkeersplan opstellen
3 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
3 personen
Route definitief uitzetten
4 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers bestellen
Medailles bestellen
EHBO-post afspreken
2 personen
Verkeersregelaars indelen
2 personen
Routeposten indelen
2 personen
Programmaborden maken
2 personen
Sponsorlogo's verzamelen
Vrijwilligersbriefing maken
2 personen
Routekaart verspreiden
Startnummers sorteren
3 personen
Medische informatie verwerken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Polsbandjes klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Weersverwachting controleren
Vrijwilligers herinneren
2 personen

Event

Route vrijmaken
6 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Inschrijftafels inrichten
3 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Kilometerborden plaatsen
3 personen
Drankposten inrichten
6 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Deelnemers ontvangen
6 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Startvak begeleiden
4 personen
Opening aankondigen
2 personen
Deelnemers laten starten
4 personen
Routeposten bemannen
12 personen
Dranken bijvullen
5 personen
Deelnemers aanmoedigen
6 personen
Verkeer begeleiden
8 personen
Finishers registreren
3 personen
Medailles uitreiken
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Programma presenteren
2 personen
Laatste deelnemers verwelkomen
3 personen
Eindspeech verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Routepijlen ophalen
6 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
6 personen
Tenten en boog afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Afval verzamelen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Opbrengst veilig opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Donatiebedrag overmaken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's met deelnemers delen
2 personen
Financiële administratie afronden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Inschrijftafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Start- en finishboog
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoonsaantal 3
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 10
Startnummersaantal 500
Veiligheidsspeldenaantal 1000
Finishmedaillesaantal 500
Drinkbekersaantal 1200
Waterjerrycansaantal 12
Hardlooplintenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 40
Dranghekkenaantal 20
Verkeersbordenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 25
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Routekaartenaantal 100
Polsbandjesaantal 500
Startvlaggenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 300
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Thermosbekersaantal 20
IJslepelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Slingersaantal 20
Sponsorbannersaantal 12
Pijlers voor bannersaantal 12
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4
Handschoenenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 20
Cold packsaantal 20
Pleistersaantal 200
Veiligheidshandschoenenaantal 20
Zakjes voor medisch afvalaantal 50

Administratie

Contantgeldkistjesaantal 3
Bonnenboekjesaantal 6
Naamstickersaantal 500
Printer
Printerpapieraantal 1000
Pennenbakkenaantal 6
Documentmappenaantal 12
Plakbanddispensersaantal 6
Schaarsetsaantal 6

Gereedschap

Hameraantal 4
Rubberen hamersaantal 4
Tie-wrapsaantal 300
Ducttapeaantal 8
Touwaantal 4
Werkhandschoenenaantal 20

Tips

Leg route, start- en finishlocatie en datum eerst vast. Vraag vergunningen en controleer de verzekering zodra de route definitief genoeg is; verwerking kan meerdere weken duren.
Open de inschrijving pas nadat afstand, route, starttijd en voorwaarden duidelijk zijn. Verzamel dieetwensen en medische informatie uiterlijk één week voor de loop, zodat je catering en hulpverlening kunt voorbereiden.
Plan vrijwilligers niet alleen bij de start en finish. Deel ook routeposten, verkeersregelaars en een EHBO-post in en maak een briefing van maximaal één pagina met telefoonnummers, tijden en noodprocedures.
Bestel startnummers en medailles op basis van de actuele inschrijvingen, maar houd een kleine reserve aan. Sorteer startnummers vooraf en leg veiligheidsspelden, routepijlen en kilometerborden per post klaar.
Test geluidsinstallatie, microfoons, portofoons en verlengkabels vóór de deelnemers arriveren. Controleer bovendien waterjerrycans, drinkbekers, afvalbakken en powerbanks op elke plek waar ze nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kankerloop organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, route, locatie, vergunningen en het goede doel. Plan de definitieve route, vrijwilligers en bestellingen uiterlijk 4 weken voor de loop.
Wanneer moet ik een vergunning voor een kankerloop aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en route bekend zijn, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. De termijn verschilt per gemeente, dus controleer de lokale aanvraagtermijn voordat je de inschrijving opent.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kankerloop?: Reken naast organisatie en EHBO op minimaal één vrijwilliger per routepost en voldoende verkeersregelaars voor alle kruisingen. Maak de indeling uiterlijk 3 weken vooraf en bevestig de diensten nogmaals in de week van het evenement.
Wanneer moet ik startnummers en medailles bestellen?: Bestel startnummers en medailles ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, zodra je een betrouwbare deelnemersinschatting hebt. Houd een kleine reserve aan voor late inschrijvingen en beschadigde of zoekgeraakte exemplaren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.