Checklist para organizar una carrera contra el cáncer

Una carrera contra el cáncer necesita mucho más que una ruta y una fecha. Antes de abrir las inscripciones debes cerrar los permisos, el seguro, la entidad benéfica, la salida, la meta y el plan de tráfico. Después tendrás que coordinar voluntarios, patrocinadores, dorsales, avituallamiento y primeros auxilios. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a no dejar para la última semana lo que afecta a la seguridad o al número de participantes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
3 personas
Solicitar permisos
2 personas
Comprobar el seguro
Definir la organización benéfica
2 personas
Reservar la salida y la meta
2 personas
Elaborar el plan de tráfico
3 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Contactar con los patrocinadores
3 personas
Trazar definitivamente la ruta
4 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir dorsales
Pedir medallas
Acordar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Asignar a los reguladores de tráfico
2 personas
Asignar los puestos de la ruta
2 personas
Hacer carteles del programa
2 personas
Recoger los logotipos de los patrocinadores
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
Distribuir el mapa de la ruta
Ordenar los dorsales
3 personas
Procesar la información médica
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Preparar las pulseras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los voluntarios
2 personas

Evento

Despejar la ruta
6 personas
Montar el arco de salida y meta
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar las mesas de inscripción
3 personas
Colocar flechas de ruta
6 personas
Colocar los hitos del kilómetro
3 personas
Montar los puntos de bebidas
6 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Recepción de participantes
6 personas
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
Guiar la zona de salida
4 personas
Anunciar la apertura
2 personas
Hacer comenzar a los participantes
4 personas
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
Rellenar las bebidas
5 personas
Animar a los participantes
6 personas
Gestionar el tráfico
8 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Entregar las medallas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir café y té
3 personas
Registrar donaciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Dar la bienvenida a los últimos participantes
3 personas
Encargarse del discurso de cierre
2 personas
Despedir a los participantes
4 personas

Seguimiento

Recoger las flechas de ruta
6 personas
Retirar los materiales de tráfico
6 personas
Desmontar las tiendas y el arco
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Recoger la basura
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
Guardar los ingresos de forma segura
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Transferir el importe de la donación
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Compartir fotos con los participantes
2 personas
Cerrar la contabilidad
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Mesas de inscripcióncant. 3
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Arco de salida y meta
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Megáfonoscant. 3
Walkie-talkiescant. 12
Baterías externascant. 6
Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Teléfonos móvilescant. 4

Material deportivo

Flechas de rutacant. 80
Señales de kilómetrocant. 10
Dorsalescant. 500
Imperdiblescant. 1000
Medallas de metacant. 500
Vasos para bebidascant. 1200
Bidones de aguacant. 12
Cintas de carreracant. 20
Conos de tráficocant. 40
Vallas de control de multitudescant. 20
Señales de tráficocant. 12
Chalecos reflectantescant. 25
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Mapas de rutacant. 100
Pulserascant. 500
Banderas de salidacant. 2
Cronómetroscant. 4
Cintas métricascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platoscant. 300
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 150
Tazas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Vasos térmicoscant. 20
Cucharillas para heladocant. 4

Decoración

Globoscant. 200
Guirnaldascant. 20
Banners de patrocinadorescant. 12
Soportes para bannerscant. 12
Mantelescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 12

Limpieza

Escobascant. 4
Recogedor y escobillacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Pinzas para residuoscant. 4
Guantescant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Catering

Compras

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Mantas térmicascant. 20
Cold packscant. 20
Tiritascant. 200
Guantes de seguridadcant. 20
Bolsas para residuos médicoscant. 50

Administración

Cajas de efectivocant. 3
Talonarios de reciboscant. 6
Pegatinas con nombrecant. 500
Impresora
Papel para impresoracant. 1000
Portalápicescant. 6
Carpetas para documentoscant. 12
Dispensadores de cinta adhesivacant. 6
Sets de tijerascant. 6

Herramientas

Martillocant. 4
Martillos de gomacant. 4
Bridascant. 300
Cinta americanacant. 8
Cuerdacant. 4
Guantes de trabajocant. 20

Consejos

Empieza entre 4 y 6 meses antes: fija la fecha y la ruta, solicita los permisos, comprueba el seguro y reserva las zonas de salida y meta antes de anunciar la carrera.
Abre las inscripciones solo cuando tengas definida la ruta y la organización benéfica. Pregunta por las preferencias dietéticas desde el formulario para calcular mejor el avituallamiento y la atención posterior.
Calcula los puestos de la ruta con antelación: cada cruce, desvío y punto de ayuda necesita una persona asignada. Reúne a los voluntarios al menos 2 semanas antes para explicarles el mapa y sus funciones.
Pide dorsales y medallas cuando conozcas una previsión fiable de participantes; deja un margen para altas tardías y comprueba que los imperdibles, las señales de kilómetro y las flechas estén listos antes del montaje.
Haz una prueba de comunicación el día anterior: comprueba walkie-talkies, megáfonos, teléfonos, baterías externas, equipo de sonido, cables y regletas. Confirma también el puesto de primeros auxilios y quién puede tomar decisiones durante la carrera.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera contra el cáncer?: Reserva entre 4 y 6 meses para una carrera abierta al público. Ese margen permite tramitar permisos, contratar o comprobar el seguro, cerrar la ruta, reclutar voluntarios y pedir dorsales y medallas.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones?: Ábrelas cuando la fecha, la ruta, la entidad benéfica y las condiciones de participación estén confirmadas, normalmente entre 8 y 12 semanas antes. Así puedes calcular participantes, material, agua y necesidades dietéticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera?: Cuenta al menos una persona por cada cruce o puesto de la ruta, además del equipo de inscripción, salida y meta, avituallamiento y primeros auxilios. Cierra la asignación 2 semanas antes y prepara sustitutos para los puestos críticos.
¿Cuándo hay que pedir los dorsales y las medallas?: Haz el pedido entre 3 y 5 semanas antes, cuando tengas una previsión razonable de inscritos. Añade un pequeño margen para nuevas inscripciones y verifica la entrega como mínimo 7 días antes del evento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.