Course contre le cancer : la checklist pour tout organiser

Organiser une course contre le cancer demande de verrouiller les décisions administratives avant de lancer les inscriptions. Commence par fixer la date, le parcours, l’association bénéficiaire et les lieux de départ et d’arrivée. Ensuite, prépare la sécurité, recrute les bénévoles et coordonne les sponsors, les participants et le matériel. Cette checklist suit l’ordre logique des préparatifs, jusqu’au briefing final, au traitement des informations médicales et à l’impression de la liste des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Définir l’association caritative
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
3 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
3 personnes
Définir définitivement l’itinéraire
4 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les dossards
Commander des médailles
Convenir du poste de premiers secours
2 personnes
Répartir les signaleurs
2 personnes
Répartir les postes du parcours
2 personnes
Créer les panneaux du programme
2 personnes
Rassembler les logos des sponsors
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Distribuer le plan du parcours
Trier les dossards
3 personnes
Traiter les informations médicales
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les bracelets
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les bénévoles
2 personnes

Événement

Dégager le parcours
6 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
Installer les points de boissons
6 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Accueillir les participants
6 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Encadrer le sas de départ
4 personnes
Annoncer l'ouverture
2 personnes
Faire démarrer les participants
4 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
Réapprovisionner les boissons
5 personnes
Encourager les participants
6 personnes
Gérer la circulation
8 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Prononcer le discours de clôture
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

Récupérer les flèches de parcours
6 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
6 personnes
Démonter les tentes et l’arche
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Mettre la recette en lieu sûr
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Transférer le montant du don
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Partager les photos avec les participants
2 personnes
Finaliser la comptabilité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Arche de départ et d’arrivée
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphonesqté 3
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Téléphones portablesqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 10
Numéros de départqté 500
Épingles de sûretéqté 1000
Médailles de finisherqté 500
Gobeletsqté 1200
Bidons d'eauqté 12
Rubans de courseqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Panneaux de signalisationqté 12
Gilets réfléchissantsqté 25
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Cartes d'itinéraireqté 100
Braceletsqté 500
Drapeaux de départqté 2
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 300
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Bacs de rangementqté 20
Mugs isothermesqté 20
Cuillères à glaceqté 4

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandesqté 20
Bannières sponsorsqté 12
Piliers pour bannièresqté 12
Nappesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 12

Nettoyage

Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Gantsqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 20
Packs de froidqté 20
Pansementsqté 200
Gants de sécuritéqté 20
Sachets pour déchets médicauxqté 50

Administration

Caisses pour espècesqté 3
Carnets de ticketsqté 6
Étiquettes nominativesqté 500
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 1000
Pots à crayonsqté 6
Classeurs de documentsqté 12
Dévidoirs de ruban adhésifqté 6
Jeux de ciseauxqté 6

Outils

Marteauqté 4
Marteaux en caoutchoucqté 4
Attaches-câblesqté 300
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Gants de travailqté 20

Conseils

Demande les autorisations et vérifie l’assurance avant de publier le formulaire d’inscription. Ces démarches peuvent conditionner le parcours, la circulation et la présence d’un poste de premiers secours.
Finalise l’itinéraire avant de répartir les signaleurs. Prévois les flèches de direction, les bornes kilométriques, les cônes et les talkies-walkies en fonction des points où les bénévoles devront communiquer.
Fixe une date de clôture des inscriptions au moins 7 jours avant la course. Tu auras ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, les informations médicales, les dossards et la liste des participants.
Organise un briefing des bénévoles 1 à 2 jours avant l’événement. Distribue le plan du parcours, les rôles de chaque poste et la procédure à suivre en cas de problème.
Teste la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Charge aussi les batteries externes et les talkies-walkies afin de ne pas dépendre d’une seule source de communication le jour J.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une course contre le cancer ?: Ouvre les inscriptions dès que la date, le parcours, les autorisations principales et l’assurance sont confirmés. Prévois idéalement 6 à 8 semaines avant la course pour gérer les participants, les sponsors et les commandes de dossards et de médailles.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser une course contre le cancer ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de postes, mais répartis au minimum une personne par point de signalisation ou de ravitaillement, plus une équipe pour les inscriptions, l’arrivée et les premiers secours. Finalise cette répartition au moins 7 jours avant l’événement.
Quand commander les dossards et les médailles ?: Commande les dossards et les médailles après la première estimation des inscriptions, puis ajuste les quantités dès que les inscriptions sont closes. Termine la commande au moins 3 semaines avant la course pour conserver une marge en cas de correction ou de livraison tardive.
Que préparer la veille d’une course contre le cancer ?: La veille, trie les dossards, imprime la liste des participants, prépare les panneaux, les plans du parcours et les affectations des bénévoles. Vérifie aussi le matériel de communication et regroupe les éléments d’accueil, de ravitaillement et de premiers secours par poste.

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