Krebslauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Krebslauf braucht mehr als eine markierte Strecke und Startnummern. Du musst Genehmigungen, Versicherung, Start- und Zielort sowie Verkehrs- und Erste-Hilfe-Maßnahmen früh koordinieren. Gleichzeitig laufen Anmeldung, Sponsoren, Helferplanung und Materialbestellung parallel. Diese Checkliste führt dich von der ersten Streckenidee bis zur ausgedruckten Teilnehmerliste und dem Briefing am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
3 Personen
Genehmigungen beantragen
2 Personen
Versicherung prüfen
Guten Zweck festlegen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
2 Personen
Verkehrsplan erstellen
3 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Sponsoren ansprechen
3 Personen
Route endgültig festlegen
4 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startnummern bestellen
Medaillen bestellen
Erste-Hilfe-Station abstimmen
2 Personen
Verkehrsregler einteilen
2 Personen
Routenposten einteilen
2 Personen
Programmtafeln erstellen
2 Personen
Sponsorlogos sammeln
Freiwilligenbriefing erstellen
2 Personen
Routenkarte verteilen
Startnummern sortieren
3 Personen
Medizinische Informationen erfassen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Armbänder bereitlegen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Freiwillige erinnern
2 Personen

Event

Route freimachen
6 Personen
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Anmeldetische einrichten
3 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Kilometerschilder aufstellen
3 Personen
Getränkestationen einrichten
6 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Teilnehmende empfangen
6 Personen
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Startbereich betreuen
4 Personen
Eröffnung ankündigen
2 Personen
Teilnehmer starten lassen
4 Personen
Streckenposten besetzen
12 Personen
Getränke nachfüllen
5 Personen
Teilnehmer anfeuern
6 Personen
Verkehr lenken
8 Personen
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
Medaillen überreichen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Programm präsentieren
2 Personen
Letzte Teilnehmer begrüßen
3 Personen
Abschlussrede halten
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

Routenpfeile abholen
6 Personen
Verkehrsmaterialien entfernen
6 Personen
Zelte und Bogen abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
Einnahmen sicher aufbewahren
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Fotos mit Teilnehmenden teilen
2 Personen
Finanzbuchhaltung abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
AnmeldetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Start- und Zielbogen
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
MegafoneAnz. 3
FunkgeräteAnz. 12
PowerbanksAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
MobiltelefoneAnz. 4

Sportmaterial

WegweiserAnz. 80
KilometerschilderAnz. 10
StartnummernAnz. 500
SicherheitsnadelnAnz. 1000
Finisher-MedaillenAnz. 500
TrinkbecherAnz. 1200
WasserkanisterAnz. 12
LaufbänderAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrsschilderAnz. 12
WarnwestenAnz. 25
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
RoutenpläneAnz. 100
ArmbänderAnz. 500
StartflaggenAnz. 2
StoppuhrenAnz. 4
MessbänderAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 300
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
ThermobecherAnz. 20
EislöffelAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 200
GirlandenAnz. 20
SponsorenbannerAnz. 12
BannerständerAnz. 12
TischdeckenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 12

Reinigung

BesenAnz. 4
Kehrschaufel und BesenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
AbfallgreiferAnz. 4
HandschuheAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
RettungsdeckenAnz. 20
KühlpacksAnz. 20
PflasterAnz. 200
SicherheitshandschuheAnz. 20
Beutel für medizinischen AbfallAnz. 50

Verwaltung

Kassenschachteln für BargeldAnz. 3
BonnenhefteAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 500
Drucker
DruckerpapierAnz. 1000
StiftehalterAnz. 6
DokumentenmappenAnz. 12
KlebebandspenderAnz. 6
Scheren-SetsAnz. 6

Werkzeug

HammerAnz. 4
GummihämmerAnz. 4
KabelbinderAnz. 300
GewebeklebebandAnz. 8
SeilAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 20

Tipps

Beantrage Genehmigungen und prüfe den Versicherungsschutz möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf. Für die Verkehrsregelung und die Routenposten brauchst du danach noch ausreichend Vorlauf.
Lege die Route fest, bevor du Startnummern, Medaillen und Kilometerschilder bestellst. Ändern sich Strecke oder Teilnehmerzahl später, entstehen schnell Nachbestellungen und falsche Beschilderung.
Öffne die Anmeldung mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und erfasse neben Kontaktdaten auch medizinische Hinweise und Ernährungswünsche. Drucke die Teilnehmerliste erst nach dem Anmeldeschluss und zusätzlich eine Reserveversion aus.
Plane für jeden Routenposten und jede Verkehrsposition eine konkrete Person plus Ersatz ein. Verteile Routenkarte, Funkgeräte und ein kurzes Freiwilligenbriefing spätestens am Vortag.
Prüfe Strom, Ton und Wasser am Aufbauort mehrere Stunden vor dem Start. Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Verlängerungskabel, Powerbanks, Wasserkanister und Trinkbecher werden sonst oft erst bemerkt, wenn die ersten Läufer eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Krebslauf organisieren?: Beginne etwa 3 Monate vor dem Termin mit Datum, Route, Genehmigungen, Versicherung und Start- und Zielort. Die Anmeldung und Sponsorensuche können danach etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf anlaufen.
Was muss man für einen Krebslauf anmelden?: Du brauchst ein Anmeldeformular mit Kontaktdaten, medizinischen Informationen und gegebenenfalls Ernährungswünschen. Schließe die Anmeldung idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Lauf, damit Startnummern und Teilnehmerliste rechtzeitig vorbereitet werden können.
Wie viele Helfer braucht ein Krebslauf?: Plane mindestens eine Person pro Routenposten und pro Verkehrsposition sowie zusätzliche Helfer für Anmeldung, Start-Ziel-Bereich und Erste Hilfe ein. Für jede kritische Position sollte außerdem mindestens eine Ersatzperson eingeplant werden.
Wann bestellt man Startnummern und Medaillen für einen Krebslauf?: Bestelle Startnummern und Finisher-Medaillen nach dem Anmeldeschluss oder mit einer kleinen Reserve von etwa 5 bis 10 Prozent. Rechne für die Lieferung mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Veranstaltungstag ein.

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