Checklist voor een kandidatenbijeenkomst organiseren

Een kandidatenbijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen kandidaten uitnodigen en een zaal reserveren. Je moet aanmeldingen, vragen van bezoekers, kandidateninformatie en presentaties op elkaar afstemmen. Ook techniek, naamkaartjes, route-informatie en catering lopen snel door elkaar als je te laat begint. Gebruik deze checklist om de bijeenkomst stap voor stap voor te bereiden, van datum en programma tot het openen en ventileren van de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
Kandidaten uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen aan belanghebbenden sturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bezoekers verzamelen
2 personen
Kandidateninformatie opvragen
2 personen
Programma en tijdschema uitwerken
2 personen
Moderator aanwijzen
Gespreksregels opstellen
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Programmafolders afdrukken
2 personen
Route en parkeren communiceren
Kandidaten aanwezigheid bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Verse catering ophalen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Zaal openen en ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en broodjes klaarzetten
3 personen
Afvalbakken plaatsen
Toiletten controleren
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

Kandidaten ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Programma toelichten
Kandidaten voorstellen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Tijd per spreker bewaken
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Pauze aankondigen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Netwerkgesprekken faciliteren
3 personen
Avondbuffet opstellen
3 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden herkenbaar uitgeven
2 personen
Dranken blijven bijvullen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Publieksvragen registreren
Slotwoord verzorgen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Laatste servies verzamelen
2 personen

Nazorg

Techniek veilig uitschakelen
2 personen
Presentatietechniek afbreken
2 personen
Buffet en keuken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
Powerbanksaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 90
Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Messenaantal 90
Vorkenaantal 90
Lepelsaantal 90
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 2
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Naamkaartjesaantal 90
Tafelkleedaantal 10
Plantenaantal 6
Vlaggenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naambordjes voor kandidatenaantal 12

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en zaalindeling vroeg vast. Reserveer ruimte voor een registratietafel, buffettafels en voldoende stoelen, en houd rekening met de zichtlijn naar projector en projectiescherm.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen verstuurd zijn. Verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel dieetwensen en bezoekersvragen uiterlijk enkele dagen voor de bijeenkomst.
Vraag kandidaten niet alleen om hun aanwezigheid, maar ook om hun presentatie tijdig aan te leveren. Controleer alle bestanden op laptop, projector, HDMI-kabels en presentatieklikker voordat bezoekers binnenkomen.
Print naamkaartjes, de aanwezigheidslijst en programmafolders vooraf. Leg bij de registratie ook een duidelijke route- en parkeerinstructie klaar, zodat bezoekers niet eerst iemand hoeven te bellen.
Plan de laatste controle op de dag zelf: haal de locatiesleutels op, open en ventileer de zaal, test microfoons en luidsprekers en zet koffie, water en catering klaar. Controleer verse catering pas bij het ophalen en houd houdbare catering apart.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kandidatenbijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, programma en uitnodigingen. Plan de definitieve controle van aanmeldingen, dieetwensen, presentaties en techniek in de laatste 3 tot 5 dagen.
Wanneer moet ik kandidaten uitnodigen voor een bijeenkomst?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken voor de bijeenkomst. Vraag kandidaten om hun aanwezigheid en informatie uiterlijk 7 dagen vooraf te bevestigen, zodat het programma en de naamkaartjes kunnen worden afgerond.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 uur voor zaalindeling, registratie, techniek en catering. Open en ventileer de zaal direct bij aankomst en plan daarnaast 30 minuten voor een volledige microfoon- en presentatietest.
Wanneer moet ik dieetwensen en vragen van bezoekers verzamelen?: Vraag dieetwensen en vragen direct bij het aanmeldformulier uit. Sluit de inventarisatie uiterlijk 5 dagen voor de bijeenkomst af, zodat je catering en het programma nog kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.