Organiser une réunion des candidats sans rien oublier

Une réunion des candidats demande surtout une préparation coordonnée : invitations, inscriptions, programme, présentations et accueil doivent avancer dans le bon ordre. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, les questions des visiteurs et les règles de discussion avant le jour J. Cette checklist couvre les 74 tâches et 50 fournitures du plan, du choix de la date à l’ouverture de la salle. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier les derniers détails à temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Inviter les candidats
2 personnes
Envoyer les invitations aux parties prenantes
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les questions des visiteurs
2 personnes
Demander les informations des candidats
2 personnes
Élaborer le programme et le planning
2 personnes
Désigner un modérateur
Établir les règles de discussion
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Imprimer les programmes
2 personnes
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Confirmer la présence des candidats
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Aller chercher le catering frais
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir et aérer la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Installer les poubelles
Vérifier les toilettes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les candidats
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Présenter le programme
Présenter les candidats
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Surveiller le temps par intervenant
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Faciliter les échanges de réseautage
3 personnes
Installer le buffet du soir
3 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Distribuer clairement les repas adaptés
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Enregistrer les questions du public
Prononcer le discours de clôture
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Rassembler la vaisselle restante
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique en toute sécurité
2 personnes
Démonter la technique de présentation
2 personnes
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 90
Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 2
Verres doseursqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Nappeqté 10
Plantesqté 6
Drapeauxqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux nominatifs pour les candidatsqté 12

Éclairage

Lampes de tableqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les candidats et les parties prenantes doivent recevoir les mêmes informations dès le départ.
Ouvrez le formulaire d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant la réunion. Demandez immédiatement les besoins alimentaires et les questions que les visiteurs souhaitent poser.
Rassemblez et vérifiez les présentations plusieurs jours avant l’événement. Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI et le cliqueur avant l’arrivée du public.
Préparez les badges nominatifs, la liste de présence et les programmes la veille. Installez une table d’inscription près de l’entrée pour limiter les files d’attente.
Confirmez la présence des candidats 48 heures avant, puis récupérez les clés et aérez la salle au moins 60 minutes avant le début. Gardez les rallonges, multiprises et batteries externes accessibles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une réunion des candidats ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de fixer le programme, inviter les candidats, ouvrir les inscriptions et confirmer le catering sans précipitation.
Combien de temps prévoir pour les inscriptions ?: Laissez le formulaire ouvert pendant au moins 2 semaines et arrêtez les inscriptions 2 à 3 jours avant la réunion. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et les questions des visiteurs.
Quand tester le matériel de présentation ?: Effectuez un premier test complet 2 à 3 jours avant, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez notamment le projecteur, l’écran, les microphones sans fil, les haut-parleurs, les câbles et les rallonges.
Quand préparer la restauration pour une réunion des candidats ?: Préparez les produits longue conservation la veille et allez chercher le catering frais le jour de la réunion. Prévoyez l’installation du buffet avant l’arrivée des participants, avec les assiettes, verres, couverts et ustensiles de service.

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