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Kandidatenversammlung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kandidatenversammlung braucht mehr als Einladungen und einen Raum. Lege zuerst Datum, Programm und Sitzordnung fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Kandidateninformationen, Präsentationen, Gesprächsregeln und die technische Prüfung. Plane außerdem ausreichend Zeit für Namensschilder, Anwesenheitsliste, Catering, Schlüsselübergabe und das Öffnen sowie Lüften des Saals ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Standort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Kandidaten einladen

    2 Personen

  • Einladungen an Stakeholder senden

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Fragen der Besucher sammeln

    2 Personen

  • Kandidateninformationen anfordern

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Moderator bestimmen

  • Gesprächsregeln festlegen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Anfahrt und Parken kommunizieren

  • Anwesenheit der Kandidaten bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lagerfähiges Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Frisches Catering abholen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Saal öffnen und lüften

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks und Sandwiches bereitstellen

    3 Personen

  • Mülleimer aufstellen

  • Toiletten kontrollieren

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Kandidaten empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Programm vorstellen

  • Kandidaten vorstellen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Redezeit pro Sprecher überwachen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Pausebuffet auffüllen

    2 Personen

  • Netzwerkgespräche moderieren

    3 Personen

  • Abendbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten erkennbar ausgeben

    2 Personen

  • Getränke laufend nachfüllen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Publikumsfragen erfassen

  • Schlusswort halten

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Letztes Geschirr einsammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik sicher ausschalten

    2 Personen

  • Präsentationstechnik abbauen

    2 Personen

  • Buffet und Küche aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 4
  • HockerAnz. 6

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • Präsentationsklicker
  • PowerbanksAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 90
  • WeingläserAnz. 90
  • Dinner-TellerAnz. 90
  • DesserttellerAnz. 90
  • MesserAnz. 90
  • GabelnAnz. 90
  • LöffelAnz. 90
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ScherenAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 90
  • TischdeckeAnz. 10
  • PflanzenAnz. 6
  • FahnenAnz. 6
  • WegweiserAnz. 8
  • Namensschilder für KandidatenAnz. 12

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Datum, Raum, Programm und Anfahrtsinformationen feststehen. So vermeidest du Rückfragen zu Parken, Beginn und Barrierefreiheit.
  • Fordere Kandidateninformationen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Versammlung an. Prüfe die Dateien anschließend auf Format, Reihenfolge und korrekte Namen.
  • Bestätige die Anwesenheit der Kandidaten 24 bis 48 Stunden vor Beginn. So kannst du Moderation, Sitzordnung und Zeitplan noch anpassen, falls jemand ausfällt.
  • Plane für Registrierung und Namensschilder mindestens 30 Minuten vor Programmbeginn ein. Lege Anwesenheitsliste, Programmhefte und Stifte am Registrierungstisch bereit.
  • Hole den Standortschlüssel frühzeitig ab und öffne den Saal mindestens 60 Minuten vorher. Teste dann Projektor, HDMI-Kabel, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kandidatenversammlung planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Raum und Programm. Öffne die Anmeldung erst, wenn diese Eckdaten feststehen.
Wann sollte ich die Einladungen zur Kandidatenversammlung verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung, damit Catering und Sitzordnung planbar bleiben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Kandidatenversammlung?
Plane mindestens 60 Minuten für Saal, Registrierung, Bestuhlung und Technik ein. Bei mehreren Präsentationen oder umfangreicher Tonanlage sind 90 Minuten sicherer.
Wie viel Catering brauche ich für eine Kandidatenversammlung?
Rechne beim ersten Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Wasser, Kaffee und Tee. Bestelle frisches Catering so, dass es spätestens 30 Minuten vor dem geplanten Servieren bereitsteht.

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