Zo organiseer je een kajakwedstrijd

Een kajakwedstrijd organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij een haalbare route en een sluitend veiligheidsplan. Leg daarna de wedstrijdformule vast, reserveer de locatie en open de inschrijving met duidelijke deelnemersinformatie. In de laatste week draait alles om controle: route opnieuw inspecteren, weersverwachting volgen, materiaal testen en vrijwilligers indelen. Zo voorkom je dat veiligheidsboten, startlijsten of catering pas op de wedstrijddag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdformule bepalen
2 personen
3
Wedstrijdroute uitzetten
3 personen
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
Toezichthouders vastleggen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Deelnemersinformatie publiceren
9
Inschrijvingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Startgroepen samenstellen
2 personen
13
Startnummers toewijzen
2 personen
14
Route opnieuw inspecteren
3 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Startlijsten afdrukken
18
Certificaten voorbereiden
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Sportmateriaal controleren
3 personen
21
EHBO-materiaal controleren
22
Dranken koelen
2 personen
23
Wedstrijdkleding klaarleggen
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Broodjes voorbereiden
4 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Registratietafel inrichten
2 personen
29
Cateringtafel inrichten
2 personen
30
Parcoursboeien plaatsen
4 personen
31
Start- en finishlijn plaatsen
3 personen
32
Veiligheidsboten positioneren
3 personen
33
Communicatieradio's testen
2 personen
34
Geluidstest uitvoeren
2 personen

Event

35
Deelnemers ontvangen
4 personen
36
Startnummers uitdelen
3 personen
37
Kajaks en peddels uitgeven
4 personen
38
Reddingsvesten controleren
3 personen
39
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
40
Deelnemers naar de start begeleiden
4 personen
41
Eerste manche starten
5 personen
42
Tweede manche starten
5 personen
43
Derde manche starten
5 personen
44
Finishtijden registreren
3 personen
45
Deelnemers uit het water helpen
4 personen
46
Dranken serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Broodjes serveren
3 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Uitslagen controleren
2 personen
51
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
52
Winnaars bekendmaken
2 personen
53
Prijzen uitreiken
2 personen
54
Deelnemers informeren over vertrek

Nazorg

55
Kajaks naar opslag brengen
4 personen
56
Parcoursboeien verwijderen
4 personen
57
Veiligheidsboten leegmaken
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Cateringtafel schoonmaken
2 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Materiaal inventariseren
2 personen
65
Kajaks en peddels reinigen
3 personen
66
Reddingsvesten laten drogen
2 personen
67
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
68
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Kajaksaantal 24
Kajakpeddelsaantal 28
Reddingsvestenaantal 30
Reservepeddelsaantal 6
Parcoursboeienaantal 12
Ankersaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Startlijn
Finishlijn
Veiligheidsbotenaantal 2
Werplijnenaantal 4
Reddingsboeienaantal 4
Fluitjesaantal 12
Startnummersaantal 80
Startnummerhoudersaantal 80
Medaillelintenaantal 10
Medaillesaantal 10
Certificatenaantal 80
Stopwatchesaantal 4
Meetlint
Markeerstiftenaantal 12
Waterdichte scorekaartenaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 12
Veiligheidshelmenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 15
Zaklampenaantal 8

Apparatuur

Communicatieradio'saantal 10
Megafonenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Schenkkanaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Koelelementenaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal eerst de wedstrijdformule en zet de route uit voordat je inschrijvingen opent. Vermeld afstand, startwijze, tijdschema en moeilijkheidsgraad in de deelnemersinformatie, zodat je geen ongeschikte inschrijvingen hoeft terug te draaien.
Werk het veiligheidsplan uit voordat je toezichthouders vastlegt. Noteer per trajectdeel wie toezicht houdt, hoe deelnemers elkaar bereiken en waar EHBO-koffers, werplijnen en reddingsboeien beschikbaar zijn.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de wedstrijd en gebruik de definitieve lijst voor startgroepen en startnummers. Print deelnemerslijst en startlijsten op papier; waterdichte scorekaarten zijn een praktische back-up op het water.
Plan de tweede route-inspectie kort voor het evenement en controleer daarbij boeien, ankers, ankerlijnen, startlijn en finishlijn. Kijk ook of de veiligheidsboten, reddingsvesten en reservepeddels compleet en bruikbaar zijn.
Regel eten en drinken op basis van het aantal deelnemers, vrijwilligers en toezichthouders. Zet dranken tijdig koel en bereid koffie, thee en broodjes vóór de briefing, zodat de organisatie tijdens de start niet tegelijk catering hoeft te verzorgen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kajakwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, wedstrijdformule en veiligheidsplan. Open de inschrijving zodra route, veiligheidsorganisatie en deelnemersinformatie vaststaan; reserveer de laatste week voor controles en definitieve startlijsten.
Hoe maak je een veiligheidsplan voor een kajakwedstrijd?: Beschrijf de route, gevaren, toezichtspunten, communicatie en noodprocedure per trajectdeel. Wijs minimaal één verantwoordelijke per toezichtspunt toe en controleer uiterlijk 24 tot 48 uur vooraf de veiligheidsboten, reddingsvesten, werplijnen en EHBO-koffers.
Wanneer maak je de startgroepen en startnummers?: Maak startgroepen nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemerslijst definitief is. Plan dit bij voorkeur 2 tot 3 dagen voor de wedstrijd, zodat je startlijsten kunt afdrukken en wijzigingen nog kunt verwerken.
Wat moet je de dag voor een kajakwedstrijd controleren?: Inspecteer de route opnieuw, controleer de weersverwachting en leg start- en finishmaterialen klaar. Test daarnaast communicatieapparatuur en stopwatches en zet deelnemersinformatie, startnummers, certificaten en medaillelinten op één uitgiftepunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.