Kajakrace organiseren: complete checklist

Een kajakrace vraagt om meer dan kajaks en een startlijn. Je moet het wedstrijdformat, vaarwater, veiligheidsplan en de benodigde vergunningen tijdig vastleggen. Daarna volgen inschrijvingen, vrijwilligers, juryleden, reddingsploeg en deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je het weer, het materiaal en de wedstrijddagindeling. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken, zodat veiligheid en doorstroming op het water niet op het laatste moment geregeld hoeven te worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Parcours en vaarwater kiezen
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Vergunningen aanvragen
Watergebruik afstemmen
2 personen
Reserveringen maken
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Juryleden vastleggen
Reddingsploeg instrueren
3 personen
Materiaal reserveren
2 personen
Startnummers ontwerpen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Parcourskaart drukken
Prijzen en medailles ophalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Kajaks en peddels controleren
3 personen
EHBO-materiaal controleren
Startlijsten afdrukken
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie controleren
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Parcours uitzetten
5 personen
Start- en finishlijn plaatsen
4 personen
Reddingspunten markeren
3 personen
Kajaks klaarleggen
4 personen
Veiligheidsmiddelen verdelen
3 personen
Vrijwilligersbriefing houden
4 personen

Event

Registratie openen
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
Kwalificatierondes begeleiden
8 personen
Tijden registreren
3 personen
Reddingsposten bemannen
8 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finale begeleiden
8 personen
Wedstrijdresultaten controleren
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Kajaks uit het water halen
5 personen
Parcoursmaterialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Kajaksaantal 30
Peddelsaantal 35
Zwemvestenaantal 40
Helmenaantal 35
Startnummersaantal 35
Startlijn
Finishlijn
Wedstrijdboeienaantal 20
Markeringslintaantal 4
Reddingsboeienaantal 6
Reddingslijnenaantal 6
Werplijnenaantal 6
Fluitjesaantal 12
Peddelriemenaantal 10
Reservepeddelsaantal 5
Waterdichte tonnenaantal 8

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Megafonenaantal 3
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Weegschaal
Laptop
Printer

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 20
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Soeplepelsaantal 3
Thermosdispensersaantal 3

Decoratie

Bannersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Afvalzakkenaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours en de veiligheidszones minimaal 8 weken vooraf vast. Stem het gebruik van het vaarwater af en vraag vergunningen aan voordat je uitnodigingen verstuurt.
Plan naast de wedstrijdleiding een afzonderlijke reddingsploeg. Instrueer die ploeg vooraf over het parcours, de reddingslijnen, werplijnen, reddingsboeien en portofoons.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de race. Vermeld daarin de starttijd, het wedstrijdformat, de parcourskaart, verplichte zwemvesten en helmen en wat deelnemers zelf meenemen.
Maak een vrijwilligersindeling met herkenbare posten voor inschrijving, start, finish, parcoursbewaking en materiaal. Leg per post een portofoon of fluitje vast en plan minstens één reservekracht.
Doe de laatste materiaalcontrole 1 à 2 dagen vooraf. Tel kajaks, peddels, zwemvesten en helmen, controleer start- en finishlijn en leg reservepeddels, peddelriemen en waterdichte tonnen klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kajakrace organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd voor het wedstrijdformat, parcours, watergebruik, vergunningen, verzekering, inschrijvingen en het werven van vrijwilligers.
Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een kajakrace?: Reken minimaal op zwemvesten en helmen voor deelnemers, plus reddingsboeien, reddingslijnen, werplijnen en fluitjes. Gebruik portofoons voor de wedstrijdleiding en reddingsploeg en controleer alles uiterlijk 1 à 2 dagen vooraf.
Wanneer moet ik deelnemers bevestigen voor een kajakrace?: Verwerk de aanmeldingen doorlopend en bevestig deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de race. Verzamel dan ook dieetwensen en stuur de deelnemersinformatie met starttijd en parcourskaart.
Wanneer controleer ik het weer voor een kajakrace?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de wedstrijddag. Leg vooraf vast wie beslist over uitstel, aanpassing of annulering van het parcours.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.