Checklist pour organiser une course de kayak
Une course de kayak demande plus qu’un parcours et quelques embarcations. Il faut cadrer le format, sécuriser le plan d’eau, obtenir les autorisations et coordonner les bénévoles avant le jour du départ. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au briefing final. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : dossards, moyens de communication, matériel de secours, météo et informations pratiques envoyées aux participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le format de la compétition
2 personnes
Choisir le parcours et le plan d’eau
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Demander les autorisations
Adapter la consommation d’eau
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir les membres du jury
Briefer l’équipe de secours
3 personnes
Réserver le matériel
2 personnes
Concevoir les dossards
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Imprimer la carte du parcours
Récupérer les prix et les médailles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les kayaks et les pagaies
3 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Imprimer les listes de départ
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier le lieu
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Mettre en place le parcours
5 personnes
Installer les lignes de départ et d'arrivée
4 personnes
Marquer les points de secours
3 personnes
Préparer les kayaks
4 personnes
Distribuer les équipements de sécurité
3 personnes
Animer le briefing des bénévoles
4 personnes
Événement
Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
Animer les tours de qualification
8 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Assurer le poste de sauvetage
8 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Encadrer la finale
8 personnes
Vérifier les résultats du match
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Suivi
Sortir les kayaks de l’eau
5 personnes
Rassembler le matériel du parcours
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Table d'inscription
- Poubellesqté 6
Matériel de sport
- Kayaksqté 30
- Pagaiesqté 35
- Gilets de sauvetageqté 40
- Casquesqté 35
- Numéros de départqté 35
- Ligne de départ
- Ligne d’arrivée
- Bouées de compétitionqté 20
- Ruban de balisageqté 4
- Bouées de sauvetageqté 6
- Cordes de sauvetageqté 6
- Lignes de lancerqté 6
- Siffletsqté 12
- Ramesqté 10
- Pagaies de rechangeqté 5
- Tonneaux étanchesqté 8
Équipement
- Chronomètresqté 6
- Mégaphonesqté 3
- Talkies-walkiesqté 10
- Batteries externesqté 6
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 4
- Balance
- Ordinateur portable
- Imprimante
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 3
- Couvertures de survieqté 12
- Gilets de sécuritéqté 20
- Lampes de pocheqté 8
- Extincteursqté 3
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Tasses à caféqté 50
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Louches à soupeqté 3
- Distributeurs thermosqté 3
Décoration
- Bannièresqté 6
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Guirlandes lumineusesqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Épongesqté 10
- Brosses à vaisselleqté 4
- Chiffons microfibresqté 12
- Balai et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sacs poubelleqté 100
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le parcours et le plan de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Repérez les zones de départ, d’arrivée, de retournement et de secours, puis prévoyez un moyen de communication pour chaque poste clé.
- Demandez les autorisations et vérifiez l’assurance plusieurs semaines avant la course. Les délais dépendent du plan d’eau et de la collectivité, mais une demande tardive peut bloquer tout le calendrier.
- Prévoyez un briefing distinct pour les bénévoles et pour l’équipe de secours. Donnez à chaque poste une mission précise, un horaire d’arrivée et un canal radio ou un sifflet en cas de problème.
- Contrôlez les kayaks, pagaies, gilets et casques avant l’accueil des participants. Gardez des pagaies de rechange, des cordes de sauvetage et des lignes de lancer accessibles, plutôt que rangées dans un véhicule fermé.
- Regardez la météo une première fois 48 heures avant, puis le matin même. Adaptez l’eau disponible, les zones d’attente et le dispositif de sécurité si la chaleur, le vent ou le niveau d’eau change.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une course de kayak ?
- Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de choisir le parcours, demander les autorisations, vérifier l’assurance, réserver le matériel et recruter les bénévoles.
- Quel matériel faut-il prévoir pour une course de kayak ?
- Prévoyez un kayak, une pagaie, un gilet de sauvetage et un casque par participant, ainsi que des éléments de balisage et de chronométrage. Ajoutez du matériel de secours, des moyens radio, des batteries externes et du matériel de remplacement.
- Combien de bénévoles faut-il pour une course de kayak ?
- Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais chaque zone sensible doit avoir un responsable identifié. Répartissez les bénévoles entre l’inscription, le départ, l’arrivée, le jury, le ravitaillement et la sécurité, puis faites un briefing au moins 1 heure avant.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez les informations pratiques 7 à 10 jours avant la course, puis un rappel la veille. Indiquez l’heure de convocation, le lieu d’inscription, le parcours, l’équipement obligatoire, les consignes de sécurité et la procédure en cas de météo défavorable.
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