Kaarsenverkoop organiseren: checklist van datum tot verkoopdag

Een kaarsenverkoop vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst leg je datum, locatie en assortiment vast, daarna regel je voorraad, prijzen en promotie. In de laatste week controleer je aantallen, verpak je kaarsen en druk je formulieren en prijslijsten af. Op de verkoopdag zelf moeten de tafels, stands, betaalmiddelen en verpakkingen klaarstaan voordat de eerste bezoeker komt. Met deze checklist houd je overzicht over 48 taken en 47 benodigdheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Verkoopdatum vastleggen
Verkooplocatie reserveren
Assortiment kaarsen bepalen
2 personen
Voorraad kaarsen bestellen
Verkoopprijzen vaststellen
2 personen
Promotietekst maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Posters ophangen
2 personen
Online promotie plaatsen
Verkoopteam samenstellen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contant geld bestellen
Voorraad controleren
2 personen
Kaarsen sorteren
3 personen
Prijslijsten afdrukken
Verkoopformulieren afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Kaarsen verpakken
3 personen
Verkooptafels labelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Verkoopstands inrichten
4 personen
Kaarsen uitstallen
4 personen
Kassa's klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

Verkoopbalie bemannen
3 personen
Kaarsen aanvullen
2 personen
Betalingen verwerken
2 personen
Aankopen verpakken
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Afvalbakken legen
Verkoopbalie afsluiten
3 personen

Nazorg

Restvoorraad tellen
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Onverkochte bestellingen verwerken
Promotiemateriaal verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 16
Tafelkledenaantal 8

Verkoopmateriaal

Kassatafelsaantal 2
Opbergkrattenaantal 12
Papieren draagtassenaantal 300
Cadeauzakjesaantal 100
Inpakpapierrollenaantal 6
Cadeaulintrollenaantal 4
Prijskaartstandaardsaantal 20
Prijslijstenaantal 12
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 6
Scharenaantal 4
Kassabonnenblokaantal 4
Geldkistjesaantal 2
Geldtelbakkenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Kaarsenassortimentaantal 500

Decoratie

Promotiepostersaantal 20
Pijlbordenaantal 8
Spandoekenaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Acculampenaantal 4

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Veiligheid

Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de verkoopdatum en locatie minimaal 4 weken vooraf vast. Bestel de kaarsenvoorraad pas nadat het assortiment en de verwachte aantallen zijn bepaald, zodat je niet te laat zonder populaire varianten zit.
Start de promotie uiterlijk 3 weken vooraf met uitnodigingen, posters en online berichten. Zet op elke promotietekst de datum, openingstijd, locatie en eventuele betaalmogelijkheden.
Controleer de voorraad 3 tot 5 dagen voor de verkoop en sorteer de kaarsen meteen per soort of prijs. Maak daarna de prijslijsten, verkoopformulieren en labels, zodat je op de laatste avond niet meer hoeft te tellen en printen.
Regel contant geld en controleer pinapparaten uiterlijk 1 dag vooraf. Leg geldkistjes, geldtelbakken, kassabonnen, rekenmachines en pennen per verkoopstand klaar; zo hoeft het team tijdens de verkoop niet te zoeken.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor opening. Zet eerst tenten, tafels en stoelen neer, richt daarna de verkoopstands in en leg draagtassen, cadeauzakjes, inpakmateriaal en prijsaanduidingen binnen handbereik.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren moet ik een kaarsenverkoop organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Dan heb je tijd om de locatie te reserveren, het assortiment te bepalen, voorraad te bestellen, promotie te maken en een verkoopteam samen te stellen.
Wanneer moet ik de kaarsenvoorraad bestellen?: Bestel de voorraad zodra assortiment en verwachte verkoophoeveelheden vaststaan, bij voorkeur minimaal 3 weken voor de verkoop. Controleer de levering uiterlijk 5 dagen vooraf en meld ontbrekende aantallen direct.
Hoe laat moet je opbouwen voor een kaarsenverkoop?: Plan minstens 2 uur opbouwtijd vóór de opening. Tenten, tafels en stands kosten eerst tijd; reken daarna nog 30 tot 45 minuten voor sorteren, prijzen, betaalmiddelen en verpakkingen.
Wat moet ik 1 dag voor de kaarsenverkoop controleren?: Controleer de voorraad, prijslijsten, verkoopformulieren, contant geld en pinapparaten. Zet ook verpakkingen, kassamateriaal, verlengkabels en verlichting klaar en bevestig de starttijd aan het verkoopteam.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.