Checklist para organizar una venta de velas
Organizar una venta de velas requiere coordinar el stock, los precios, la promoción y el montaje del espacio. Empieza fijando la fecha y reservando el lugar; después calcula el surtido, encarga las velas y prepara la venta. Esta checklist reúne 48 tareas y 47 materiales para que no olvides formularios, cambio, bolsas ni sistemas de cobro. También te ayuda a ordenar el trabajo por fases y llegar al día de la venta con cada puesto listo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha de venta
Reservar el lugar de venta
Definir el surtido de velas
2 personas
Pedir stock de velas
Fijar precios de venta
2 personas
Crear texto promocional
Enviar invitaciones
2 personas
Colgar pósters
2 personas
Publicar promoción en línea
Formar el equipo de ventas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Solicitar efectivo
Comprobar el inventario
2 personas
Clasificar velas
3 personas
Imprimir listas de precios
Imprimir los formularios de venta
Hacer la compra
2 personas
Empaquetar las velas
3 personas
Etiquetar las mesas de venta
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar los puestos de venta
4 personas
Colocar velas
4 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Evento
Atender el mostrador de ventas
3 personas
Reponer velas
2 personas
Procesar pagos
2 personas
Empaquetar compras
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Vaciar los contenedores de basura
Cerrar el mostrador de ventas
3 personas
Seguimiento
Contar el stock restante
2 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Procesar pedidos no vendidos
Retirar el material promocional
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 16
- Mantelescant. 8
Material de venta
- Mesas de cajacant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Bolsas de papel con asascant. 300
- Bolsitas para regalocant. 100
- Rollos de papel de regalocant. 6
- Rollos de cinta de regalocant. 4
- Soportes para etiquetas de precioscant. 20
- Listas de precioscant. 12
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 20
- Rotuladorescant. 12
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Talonario de reciboscant. 4
- Cajas de caudalescant. 2
- Bandejas para contar dinerocant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Calculadorascant. 2
- Surtido de velascant. 500
Decoración
- Pósteres promocionalescant. 20
- Carteles direccionalescant. 8
- Banderolascant. 2
- Decoraciones de mesacant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas con bateríacant. 4
Equipo
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de servircant. 6
- Cucharones de servircant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Seguridad
- Extintorescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Encarga el stock después de definir el surtido y deja varios días de margen para recibirlo, comprobarlo y clasificarlo. Separar las velas por tipo o precio acelera la atención en cada puesto.
- Fija los precios antes de imprimir carteles y listas. Prepara también un talonario de recibos, calculadoras y una caja de caudales por punto de cobro para evitar búsquedas durante la venta.
- Publica la promoción y coloca los pósteres con antelación; vuelve a revisar las inscripciones unos días antes. Así puedes ajustar la cantidad de velas, bolsas y personal necesario.
- Monta las mesas, carpas, sillas y puestos antes de abrir al público. Reserva un espacio de almacenamiento para las cajas y deja los carteles direccionales visibles desde la entrada.
- Prepara bolsas de papel, bolsitas para regalo y papel de regalo junto a las mesas de venta. Comprueba el inventario al final del montaje y guarda una pequeña reserva para reponer sin interrumpir la venta.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una venta de velas?
- Empieza al menos 3 o 4 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, pedir el stock, promocionar la venta, formar el equipo y preparar listas de precios y formularios.
- ¿Cuántas velas hay que pedir para una venta?
- Primero calcula el número de inscripciones o compradores previstos y define el surtido por categorías. Añade una reserva del 10 al 15 % para cubrir ventas imprevistas o diferencias en el inventario.
- ¿Cuándo hay que fijar los precios de las velas?
- Fija los precios antes de encargar la impresión de las listas y de colocar las etiquetas. Hazlo como mínimo 7 días antes para poder revisar márgenes, preparar el cambio y corregir errores.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a la venta?
- Deja listos el surtido clasificado, los formularios, los recibos, el dinero de caja, las bolsas y el material de embalaje. Comprueba también las mesas, la iluminación, los datáfonos y los alargadores al menos 12 horas antes.
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