Checklist voor een juridisch spreekuur organiseren
Een juridisch spreekuur vraagt om meer dan juristen en een paar tafels. Je moet vooraf gesprekken inplannen, privacy regelen en bezoekers op een rustige manier naar de juiste ruimte begeleiden. Deze checklist volgt de voorbereiding van datum en locatie tot ontvangst en afronding. Let vooral op onderdelen die vaak te laat worden geregeld: tolken, privacyinformatie, bevestigingen, telefonische opvolging en een ingerichte wachtruimte.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Juristen en tolken vastleggen
Ruimtes voor gesprekken reserveren
Aanmeldformulier opstellen
Privacyinformatie voorbereiden
Uitnodigingen versturen
2 personen
Spreekuur online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Gesprekstijden inplannen
2 personen
Bevestigingen versturen
Aanmeldingen nabellen
Informatiepakketten samenstellen
2 personen
Formulieren afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Event
Gespreksruimtes inrichten
3 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Privacyafscherming plaatsen
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers naar juristen verwijzen
Juridische gesprekken voeren
5 personen
Wachtruimte begeleiden
Dranken bijvullen
Informatiemateriaal aanvullen
Laatste bezoekers registreren
Gespreksnotities veilig opbergen
2 personen
Nazorg
Documenten en formulieren verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
2 personen
Materialen veilig opbergen
2 personen
Overgebleven materialen retourneren
Opvolgafspraken bevestigen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 28
- Bureaustoelenaantal 10
- Wachtkamerbankaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Laptopsaantal 6
- Printersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 8
- Labelmaker
- Rekenmachinesaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 30
- Glazenaantal 30
- Bordenaantal 30
- Theelepelsaantal 30
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Dienbladenaantal 3
- Koelboxenaantal 2
Decoratie
- Richtingsbordenaantal 8
- Naambadgesaantal 20
- Badgehoudersaantal 20
- Privacywandenaantal 5
- Tafelkledenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Handzeepaantal 2
- Afwasbakkenaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Papierwaren
- Kopieerpapieraantal 5
- Notitieblokkenaantal 30
- Balpennenaantal 50
- Markeerstiftenaantal 12
- Enveloppenaantal 50
- Ordnersaantal 10
- Showtassenaantal 100
- Plakbriefjesaantal 10
- Privacy-enveloppenaantal 50
- Informatiefoldersaantal 150
- Aanmeldformulierenaantal 100
- Toestemmingsformulierenaantal 100
- Evaluatieformulierenaantal 50
Tips
- Leg juristen en tolken uiterlijk 4 weken vooraf vast. Plan daarna de gesprekstijden, zodat je weet hoeveel bezoekers je kunt aannemen en welke taalondersteuning nodig is.
- Maak het aanmeldformulier en de privacyinformatie minstens 3 weken vooraf klaar. Vermeld welke gegevens je verzamelt, waarvoor je ze gebruikt en hoe bezoekers zich kunnen afmelden.
- Stuur een bevestiging zodra een gesprek is ingepland en bel openstaande aanmeldingen uiterlijk 5 werkdagen vooraf na. Zo voorkom je lege tijdsloten en onverwachte bezoekers.
- Richt per gesprek een afsluitbare of afgeschermde ruimte in met tafel, stoelen en werkende laptop. Test printers, stekkerdozen en verlengsnoeren minstens 1 dag vooraf.
- Zet de ontvangstbalie en richtingsborden minimaal 30 minuten voor opening klaar. Controleer ook naambadges, informatiepakketten, formulieren, koffie en thee voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een juridisch spreekuur organiseren?
- Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf. In die periode leg je juristen en tolken vast, reserveer je gespreksruimtes en regel je het aanmeldformulier, de privacyinformatie en de publicatie.
- Hoeveel tijd moet ik per juridisch gesprek plannen?
- Plan meestal 30 tot 45 minuten per gesprek en houd daarnaast 10 tot 15 minuten tussen blokken vrij voor uitloop en notities. Bij gesprekken met een tolk heb je vaak extra tijd nodig.
- Wanneer moet ik bezoekers van een juridisch spreekuur bevestigen?
- Stuur de bevestiging direct nadat datum en tijd zijn ingepland, en controleer de afspraken nogmaals 2 tot 3 werkdagen vooraf. Bel mensen met een ontbrekende of onduidelijke aanmelding uiterlijk 5 werkdagen vooraf na.
- Hoeveel gespreksruimtes heb ik nodig voor een juridisch spreekuur?
- Gebruik minimaal één aparte ruimte per gelijktijdig gesprek, plus één wachtruimte en een ontvangstbalie. Plan bij vier gelijktijdige juristen dus minstens vier afgeschermde gespreksruimtes.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!