Rechtsberatung organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Datum und Ort zuerst und lege anschließend Juristen sowie Dolmetscher fest. Plane pro Gespräch ein festes Zeitfenster ein und halte zusätzlich etwa 10 bis 15 Minuten Puffer je Beratungsstunde frei.
• Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Datenschutzinformationen und benötigte Angaben feststehen. Verschicke Bestätigungen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin und fasse bei offenen Anmeldungen 2 Tage vorher nach.
• Ordne die Gespräche nach Sprache, Anliegen und verfügbarer Fachperson. Eine sichtbare Zuordnung am Empfang verhindert, dass Besucher selbst nach dem richtigen Raum suchen müssen.
• Richte mindestens einen abgeschirmten Gesprächsbereich pro gleichzeitig beratender Person ein. Sichtschutzwände, Namensschilder und Wegweiser solltest du am Vortag prüfen, nicht erst beim Aufbau.
• Bereite Kaffee und Tee erst kurz vor dem Beginn vor und stelle Thermoskannen, Tassen sowie Wasser im Wartebereich bereit. Plane eine Person ausschließlich für Empfang und Registrierung ein, damit die Gespräche nicht unterbrochen werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Rechtsberatung organisieren?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort, Juristen und Dolmetschern. Anmeldeformular, Datenschutzinformationen und Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin fertig sein.

Wie viel Zeit sollte ein Gespräch bei einer Rechtsberatung dauern?

Plane je Beratung meist 30 bis 45 Minuten ein, abhängig vom Anliegen. Zwischen zwei Gesprächen sind 10 bis 15 Minuten Puffer sinnvoll, damit Verspätungen nicht den gesamten Ablauf verschieben.

Wann soll ich die Anmeldungen für die Rechtsberatung bestätigen?

Versende die Bestätigung spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Prüfe offene Anmeldungen 2 Tage vorher und kläre dabei auch Sprache, Ernährungswünsche und den gewünschten Gesprächszeitraum.

Wie viele Personen brauche ich am Empfang?

Für bis zu 30 Besucher reicht meist eine Person am Empfang, wenn die Gespräche vorab geplant sind. Bei mehreren gleichzeitig laufenden Räumen solltest du zusätzlich mindestens eine Person für den Wartebereich und die Weiterleitung einteilen.

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