Checklist pour organiser une consultation juridique

Une consultation juridique bien organisée repose sur un parcours simple : inscription, accueil, orientation et entretien confidentiel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la confirmation du lieu jusqu’au rangement final. Prévoyez plusieurs espaces séparés, un planning précis et une équipe d’accueil capable d’orienter chaque visiteur. Les points souvent oubliés sont la relance des inscrits, les besoins alimentaires, les impressions de dernière minute et la confidentialité de la salle d’attente.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Convoquer des juristes et des interprètes
Réserver des espaces pour les entretiens
Établir le formulaire d'inscription
Préparer les informations sur la confidentialité
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les permanences en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les horaires des entretiens
2 personnes
Envoyer les confirmations
Relancer les inscriptions par téléphone
Préparer les dossiers d’information
2 personnes
Imprimer les formulaires
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes

Événement

Aménager les espaces de discussion
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer une séparation de confidentialité
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les juristes
Mener des entretiens juridiques
5 personnes
Assurer l’accompagnement de la salle d’attente
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement en matériel d’information
Enregistrer les derniers visiteurs
Ranger en sécurité les notes d’entretien
2 personnes

Suivi

Rassembler les documents et formulaires
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer les espaces
2 personnes
Ranger le matériel en toute sécurité
2 personnes
Retourner le matériel restant
Confirmer les rendez-vous de suivi
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 28
Chaises de bureauqté 10
Banc de salle d’attenteqté 2
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Étiqueteuse
Calculatricesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verresqté 30
Assiettesqté 30
Cuillères à caféqté 30

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateauxqté 3
Glacièresqté 2

Décoration

Panneaux directionnelsqté 8
Badges nominatifsqté 20
Porte-badgesqté 20
Panneaux de confidentialitéqté 5
Nappesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Savon pour les mainsqté 2
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Papeterie

Papier à photocopierqté 5
Blocs-notesqté 30
Stylos à billeqté 50
Marqueursqté 12
Enveloppesqté 50
Classeursqté 10
Sacs de spectacleqté 100
Post-itqté 10
Enveloppes de confidentialitéqté 50
Brochures d’informationqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 100
Formulaires de consentementqté 100
Formulaires d’évaluationqté 50

Conseils

Bloquez les créneaux des juristes et des interprètes avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez un planning par entretien et gardez quelques créneaux libres pour les retards ou les demandes urgentes.
Séparez clairement trois zones : l’accueil, la salle d’attente et les espaces d’entretien. Une séparation de confidentialité dans chaque espace de discussion évite que les conversations soient entendues.
Envoyez les confirmations plusieurs jours avant la permanence, puis relancez par téléphone les personnes qui n’ont pas répondu. Indiquez l’heure, les documents à apporter et la procédure d’accueil.
Préparez les dossiers d’information et les formulaires imprimés au plus tard la veille. Testez les ordinateurs, imprimantes, rallonges et multiprises avant l’arrivée du public.
Calculez les boissons pour toute la durée de la permanence et installez le café, le thé et l’eau à distance des dossiers confidentiels. Prévoyez aussi les poubelles, le savon et les bacs à vaisselle près de la zone de pause.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une consultation juridique ?: Commencez la préparation au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, réunir les juristes et interprètes, publier les créneaux, traiter les inscriptions et préparer les espaces confidentiels.
Quand envoyer les confirmations aux personnes inscrites ?: Envoyez une confirmation environ 5 à 7 jours avant le rendez-vous. Relancez les personnes injoignables 2 à 3 jours avant, afin de libérer les créneaux annulés et de corriger les horaires.
Comment garantir la confidentialité pendant les entretiens juridiques ?: Réservez un espace distinct pour chaque entretien et installez une séparation de confidentialité entre les postes. Vérifiez le jour même que les conversations ne sont pas audibles depuis l’accueil ou la salle d’attente.
Que faut-il préparer le jour de la consultation juridique ?: Arrivez au moins 90 minutes avant le premier entretien pour installer l’accueil, les chaises, les panneaux directionnels, les ordinateurs et les dossiers. Gardez ensuite 15 à 20 minutes avant chaque séquence pour gérer les retards et réimprimer les formulaires si nécessaire.

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