Checklist voor een goed georganiseerd judotoernooi

Een judotoernooi staat of valt met een strakke voorbereiding: de juiste matten, officials, deelnemersgegevens en wedstrijdindeling moeten op tijd klaarstaan. Begin met de locatie, wedstrijdmatten en scheidsrechters voordat je inschrijvingen opent. Controleer daarna gewichtsklassen, wedstrijdkaarten en vrijwilligersbezetting. Op de wedstrijddag draait alles om een snelle registratie, duidelijke bewegwijzering en een veilige zaal met gecontroleerde vluchtroutes. Gebruik deze checklist om niets in de laatste week te laten liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Wedstrijdmatten reserveren
Scheidsrechters vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
Gewichtsklassen indelen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Medaillebestelling plaatsen
Cateringhoeveelheden berekenen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Wedstrijdkaarten voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijsten printen
Routeborden voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Medische tas controleren
Materiaal verzamelen
3 personen
Catering koelen
2 personen
Registratiepakketten klaarzetten
2 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Locatie en vluchtroutes controleren
2 personen
Wedstrijdmatten leggen
6 personen
Registratietafels opstellen
3 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdtafels inrichten
4 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Weegschalen klaarzetten
2 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Deelnemers wegen
3 personen
Wedstrijdindeling bevestigen
3 personen
Opening aankondigen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Wedstrijdstanden bijwerken
4 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Eerste hulp verlenen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Wedstrijdmatten opruimen
6 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Catering afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Uitslagen versturen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Judomattenaantal 60
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Scheidsrechtersfluitjesaantal 6
Rode en witte bandenaantal 8
Wedstrijdtafelnummersaantal 4
Weegschalenaantal 2
Wedstrijdhesjesaantal 20

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Kleedkamerbankenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speaker
Microfoon
Powerbanksaantal 4
Klembordenaantal 10
Rekenmachinesaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 10
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Wegwijzerbordenaantal 12
Pijlenstickersaantal 30
Podiumlint

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie, wedstrijdmatten en scheidsrechters ruim vóór het versturen van uitnodigingen; zonder die drie bevestigingen kun je geen betrouwbare inschrijving of planning communiceren.
Sluit de inschrijvingen enkele dagen vóór het toernooi en controleer daarna alle deelnemersgegevens, dieetwensen en gewichtsklassen. Werk met één bijgewerkte deelnemerslijst voor registratie en wedstrijdkaarten.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de gewichtsklassen definitief zijn. Print wedstrijdkaarten en aanwezigheidslijsten vooraf, zodat de registratie niet afhankelijk is van een printer of internetverbinding.
Plan per onderdeel een verantwoordelijke vrijwilliger: registratie, mat, wedstrijdtafel, catering en ontvangst. Laat vrijwilligers vóór de start aanwezig zijn voor een korte uitleg en een controle van materiaal en vluchtroutes.
Leg de matten en registratietafels vóór openingstijd klaar en test scoreborden, stopwatches, microfoon en speaker. Koel de catering vooraf en zet drinkbekers, borden en bestek op een vaste uitgifteplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een judotoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, wedstrijdmatten en scheidsrechters. Open daarna de inschrijving en plan de definitieve wedstrijdindeling zodra de aanmeldtermijn is verstreken.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een judotoernooi?: Maak het wedstrijdschema ongeveer 3 tot 5 dagen voor het toernooi, nadat deelnemersgegevens en gewichtsklassen zijn gecontroleerd. Houd op de wedstrijddag een bijgewerkte versie bij voor late wijzigingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een judotoernooi?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor registratie, 1 per wedstrijdmat, 1 per wedstrijdtafel en 1 voor catering en ontvangst. Bij meerdere matten loopt het aantal wedstrijdtafel- en matvrijwilligers dus mee met het aantal matten.
Wanneer moet je de catering voor een judotoernooi regelen?: Bereken de hoeveelheden zodra het aantal deelnemers en vrijwilligers bekend is, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Koop houdbare boodschappen eerder en koel verse catering op de dag ervoor of de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.