Checklist pour organiser un tournoi de judo

Un tournoi de judo se prépare dans un ordre précis : le lieu et les tatamis d’abord, puis les inscriptions, les catégories, les arbitres et le planning des combats. Cette checklist vous aide à répartir les 52 tâches du projet jusqu’à l’installation des tables d’inscription et des tapis. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les données des participants, les balances, les panneaux de direction, la trousse médicale et le refroidissement du catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver les tapis de compétition
Finaliser les arbitres
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Répartir les catégories de poids
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Passer la commande des médailles
Calculer les quantités de catering
Vérifier les données des participants
2 personnes
Préparer les cartes de match
2 personnes
Imprimer les listes de présence
Préparer les panneaux de direction
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la trousse médicale
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir le catering
2 personnes
Préparer les kits d’inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Vérifier le lieu et les issues de secours
2 personnes
Poser les tapis de compétition
6 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Mettre en place les tables de compétition
4 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Installer les balances
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Pesée des participants
3 personnes
Confirmer l’organisation du tournoi
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer les matchs
8 personnes
Mettre à jour les classements de la compétition
4 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Fournir les premiers secours
Remettre les prix
3 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Ranger les tapis de compétition
6 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de judoqté 60
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 6
Sifflets d’arbitreqté 6
Rubans rouges et blancsqté 8
Numéros des tables de matchqté 4
Balancesqté 2
Maillots de compétitionqté 20

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Bancs de vestiaireqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceinte portable
Microphone
Batteries externesqté 4
Presse-papiersqté 10
Calculatricesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 10
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Panneaux directionnelsqté 12
Autocollants flèchesqté 30
Ruban de scène

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les tatamis plusieurs semaines avant le tournoi : prévoyez aussi l’espace pour les vestiaires, les balances, l’accueil et les issues de secours.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les données, répartir les catégories de poids et préparer les cartes de match.
Finalisez les arbitres et les bénévoles avant d’établir le planning des combats. Pour chaque table, prévoyez une personne identifiée et gardez une réserve pour les pauses et les imprévus.
Préparez les documents et la signalétique la veille : listes de présence, cartes de match, numéros des tables et panneaux de direction. Testez aussi l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et les multiprises.
Calculez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires. Refroidissez les produits à temps, répartissez les gobelets, assiettes et couverts réutilisables, et vérifiez la trousse médicale avant l’arrivée des judokas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de judo ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les tatamis, confirmer les arbitres, ouvrir les inscriptions et commander les médailles.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de judo ?: Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant la compétition. Gardez ensuite 2 à 3 jours pour contrôler les données, les catégories de poids et le planning des matchs.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de judo ?: Comptez au minimum 2 bénévoles par table de match, plus 3 à 5 personnes pour l’accueil, les pesées, les vestiaires et la logistique. Ajoutez quelques remplaçants si le tournoi dure toute la journée.
Que faut-il installer le matin d’un tournoi de judo ?: Prévoyez 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants pour poser les tapis, installer les tables d’inscription, tester les panneaux de score et préparer les balances. Gardez 30 minutes de marge pour les problèmes techniques ou les retards de livraison.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.