Jubileumzeiltocht organiseren: checklist en planning

Een jubileumzeiltocht vraagt om meer voorbereiding dan alleen een boot en een datum. Je stemt de route af met de schipper, verzamelt dieetwensen en zorgt dat alle gasten weten waar ze vertrekken, wat ze aantrekken en wat er gebeurt bij slecht weer. Begin met boot, vertreklocatie en vaarschema; werk daarna de gastenlijst, catering en communicatie uit. Controleer in de laatste week de weersverwachting en neem uiterlijk kort voor vertrek een definitief weersbesluit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Dieetlijst aan cateraar doorgeven
Vertreklocatie reserveren
Zeilboot reserveren
Schipper bevestigen
Vaarschema afstemmen
2 personen
Route en aanlegplaatsen bepalen
2 personen
Alternatief slechtweerplan maken
2 personen
Havenregels controleren
Verzekering controleren
Weersverwachting volgen
Weersbesluit nemen
2 personen
Gasten over route informeren
Kledingadvies versturen
Parkeerinformatie versturen
Noodcontacten verzamelen
Programma en route printen
Naamkaartjes maken
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Toespraak voorbereiden
Fotomomenten plannen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen kopen
2 personen
Verse boodschappen kopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Lunchpakketten klaarmaken
2 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Toespraakmateriaal klaarleggen
Bootveiligheid controleren
2 personen
Reddingsvesten klaarleggen
2 personen
Boot en steiger inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Informatietafel inrichten

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
Gasten aan boord begeleiden
3 personen
Afscheidsfoto maken
Zeiltocht begeleiden
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Foto's tijdens vaartocht maken
Muziek afspelen
Jubileumtoespraak houden
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Jubileumfoto maken
Aankomst voorbereiden
2 personen
Gasten van boord begeleiden
3 personen
Reddingsvesten innemen
2 personen
Afscheidsdrank serveren
2 personen
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Eten en drank opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Boot schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Muziekapparatuur inpakken
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Voorraad gekoeld bewaren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen controleren
Bedankbericht versturen
Foto's met gasten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Tafelkleedtafelsaantal 6
Parasolsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Soepkommenaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Champagneglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinerbesteksetsaantal 60
Serveerbordenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10
Kurkentrekkeraantal 2
Flesopenersaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Draagbare speakersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Telefoonladersaantal 4
Waterdichte telefoonhoezenaantal 6
Waterdichte opbergboxenaantal 6
Megafon
Zaklampenaantal 6
Marifoon
EHBO-set
Reddingsvestenaantal 50
Zakelijke portofoonsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 2
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Aluminium schalenaantal 10
Koelserverschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
IJsblokhoudersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Slingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 6
Ledkaarsenaantal 24
Jubileumbanner
Fotolijstjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 6
Waterbestendige plakbandaantal 4
Touwrollenaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8
Noodverlichtingaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Afwaskwastenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Toiletborstelaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekrollenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zeilboot, vertreklocatie en schipper zo vroeg mogelijk en leg het vaarschema schriftelijk vast. Controleer ook havenregels, verzekering en mogelijke aanlegplaatsen voordat je de route aan gasten belooft.
Verwerk aanmeldingen in één definitieve gastenlijst en geef dieetwensen tegelijk door aan de cateraar. Doe dat niet pas op de vertrekdag: wijzigingen in maaltijden en aantallen worden dan snel lastig.
Stuur kledingadvies, parkeerinformatie en de vertreklocatie opnieuw in de week voor de tocht. Vermeld ook een noodcontact en laat gasten weten dat schoenen, wind en regen aan boord anders uitpakken dan aan wal.
Maak naast de geplande route een concreet slechtweerplan met een beslismoment. Volg de weersverwachting vanaf enkele dagen vooraf en informeer gasten direct wanneer route, tijd of programma wijzigt.
Plan technische spullen vóór het aan boord gaan: laad powerbanks en telefoons, test de draagbare speaker en berg telefoons en documenten waterdicht op. Neem zaklampen en een megafon mee; op een boot zijn bereik, geluid en zicht niet altijd vanzelfsprekend.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumzeiltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met boot, vertreklocatie en schipper. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de definitieve gastenlijst ongeveer 2 weken voor vertrek.
Wanneer neem je het weersbesluit voor een jubileumzeiltocht?: Volg het weer vanaf 5 dagen vooraf en plan één vast beslismoment, bijvoorbeeld 24 tot 48 uur voor vertrek. Communiceer daarna meteen of de tocht doorgaat, wordt aangepast of het slechtweerplan volgt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding op de vertrekdag?: Plan minimaal 2 uur vóór vertrek voor ontvangst, naamkaartjes, catering, servies, drankkoeling en een controle van route en veiligheidsmateriaal. Zo houd je ruimte over voor ontbrekende spullen of late gasten.
Wanneer geef ik dieetwensen door aan de cateraar?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en stuur een eerste overzicht zodra de catering wordt geboekt. Bevestig de definitieve dieetlijst uiterlijk 7 dagen voor de tocht en controleer wijzigingen nog één keer bij het afronden van de gastenlijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.