Jubiläumssegeltocht organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumssegeltocht braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnliches Fest, weil Abfahrtsort, Fahrplan, Route und Wetter zusammenpassen müssen. Beginne mit Gästeliste, Einladungen und der Reservierung von Segelboot und Abfahrtsort. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und die Informationen für deine Gäste. Kurz vor dem Termin entscheidest du anhand der Wettervorhersage, bestätigst den Kapitän und prüfst, ob Programm, Notfallkontakte und Ausstattung an Bord vollständig sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Gästeliste erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Endgültige Gästeliste erstellen
Diätliste an den Caterer weitergeben
Abfahrtsort reservieren
Segelboot reservieren
Schiffskapitän bestätigen
Fahrplan abstimmen
2 Personen
Route und Anlegestellen festlegen
2 Personen
Alternativen Schlechtwetterplan erstellen
2 Personen
Hafenregeln kontrollieren
Versicherung prüfen
Wettervorhersage verfolgen
Wetterentscheidung treffen
2 Personen
Gäste über die Route informieren
Kleiderempfehlung verschicken
Parkinformationen versenden
Notfallkontakte sammeln
Programm und Strecke drucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Musik-Playlist zusammenstellen
Rede vorbereiten
Fotomomente planen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Langlebige Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Frische Einkäufe besorgen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Lunchpakete vorbereiten
2 Personen
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
Redematerial bereitlegen
Bootssicherheit kontrollieren
2 Personen
Rettungswesten bereitlegen
2 Personen
Boot und Steg inspizieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Musikanlage testen
2 Personen
Infotisch einrichten

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Schwimmwesten austeilen
3 Personen
Gäste an Bord begleiten
3 Personen
Abschiedsfoto machen
Segeltour begleiten
2 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Fotos während der Bootsfahrt machen
Musik abspielen
Jubiläumsrede halten
Buffet vorbereiten
3 Personen
Buffet servieren
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Dessert servieren
2 Personen
Jubiläumsfoto machen
Ankunft vorbereiten
2 Personen
Gäste von Bord begleiten
3 Personen
Rettungswesten einsammeln
2 Personen
Abschiedsgetränk servieren
2 Personen
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Boot reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Musikausrüstung einpacken
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Vorrat gekühlt lagern
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Fundbüro prüfen
Dankesnachricht versenden
Fotos mit Gästen teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 50
BuffetischeAnz. 3
Tischdecken-TischeAnz. 6
SonnenschirmeAnz. 3

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
SuppenschalenAnz. 50
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 60
ChampagnergläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
Abendbesteck-SetsAnz. 60
ServiertellerAnz. 12
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 10
KorkenzieherAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
Tragbare LautsprecherAnz. 2
PowerbanksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
TelefonladegeräteAnz. 4
Wasserdichte HandyhüllenAnz. 6
Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 6
Megafon
TaschenlampenAnz. 6
Funkgerät
Erste-Hilfe-Set
SchwimmwestenAnz. 50
Business-FunkgeräteAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 2
AluminiumschalenAnz. 10
KühlschalenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
Ballonbogen
GirlandenAnz. 8
TischdekorationenAnz. 6
StumpenkerzenAnz. 24
Jubiläumsbanner
FotorahmenAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
TischnummernAnz. 6
Wasserdichtes KlebebandAnz. 4
SeilrollenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
Wiederaufladbare LampenAnz. 8
NotbeleuchtungAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
MüllbeutelhalterAnz. 6
SpülbeckenAnz. 3
AbwaschbürstenAnz. 4
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
ToilettenbürsteAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 3
HandtuchrollenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Segelboot und Abfahrtsort frühzeitig und kläre anschließend Fahrplan, Route und Anlegestellen. So kannst du Einladungen mit verlässlichen Angaben verschicken und musst die Gäste nicht nachträglich umplanen.
Setze einen festen Termin für Rückmeldungen und erfasse Ernährungswünsche sofort. Die endgültige Gästeliste und die Diätliste sollten spätestens vor der Catering-Bestellung an den Caterer gehen.
Schicke Kleiderempfehlung, Parkinformationen und Route nicht erst am Vortag. Gib den Gästen mindestens 7 Tage vorher Bescheid, besonders wenn sie rutschfeste Schuhe oder eine windfeste Jacke benötigen.
Lege spätestens 48 Stunden vor dem Ablegen fest, ob das Wetter eine Änderung erfordert. Ein Schlechtwetterplan, geprüfte Hafenregeln und aktuelle Notfallkontakte verhindern hektische Entscheidungen am Veranstaltungstag.
Plane Strom und Kommunikation an Bord mit ein: Ladegeräte, Powerbanks, wasserdichte Handyhüllen und Aufbewahrungsboxen gehören ebenso zur Vorbereitung wie Lautsprecher, Megafon und Taschenlampen. Prüfe die Technik am Vortag und lade alle Geräte vollständig auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Jubiläumssegeltocht planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und der Reservierung von Boot und Abfahrtsort. Für größere Gruppen oder beliebte Termine ist ein längerer Vorlauf sinnvoll.
Wann muss ich die endgültige Gästeliste an den Caterer geben?: Lege die endgültige Gästeliste etwa 7 Tage vor der Fahrt fest und übermittle gleichzeitig alle Ernährungswünsche. So bleibt noch Zeit, fehlende Angaben zu klären und die Verpflegung anzupassen.
Wann soll ich die Wetterentscheidung für die Segelfahrt treffen?: Treffe die verbindliche Wetterentscheidung spätestens 48 Stunden vor dem Start und prüfe die Vorhersage am Veranstaltungstag erneut. Informiere die Gäste sofort über Route, Treffpunkt oder Änderungen.
Was muss ich für eine Jubiläumssegeltocht an Bord einplanen?: Rechne neben Geschirr und Gläsern auch mit Kühlboxen, Kühlelementen, Stromzubehör und wasserdichten Aufbewahrungsmöglichkeiten. Prüfe mindestens 24 Stunden vorher, ob Technik, Notfallkontakte und Taschenlampen einsatzbereit sind.

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