Checklist para organizar una salida en velero de aniversario

Una salida en velero de aniversario requiere coordinar invitados, embarcación, catering y seguridad antes de subir a bordo. Empieza cerrando la lista de asistentes y las preferencias alimentarias; después confirma el velero, el patrón, la ruta y el lugar de salida. La previsión meteorológica puede cambiar el programa, así que conviene fijar una fecha límite para decidir. Esta checklist también contempla la información que los invitados suelen necesitar demasiado tarde: aparcamiento, vestimenta, contactos de emergencia y plan alternativo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
Comunicar la lista de dietas al catering
Reservar el lugar de salida
Reservar el velero
Confirmar al patrón
Coordinar el programa de navegación
2 personas
Definir la ruta y los puntos de atraque
2 personas
Hacer un plan alternativo para mal tiempo
2 personas
Comprobar las normas del puerto
Comprobar el seguro
Seguir la previsión del tiempo
Tomar la decisión por el clima
2 personas
Informar a los invitados sobre la ruta
Enviar consejo de vestimenta
Enviar la información de aparcamiento
Recopilar contactos de emergencia
Imprimir programa y ruta
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Crear lista de reproducción musical
Preparar el discurso
Planificar los momentos para fotos
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar alimentos no perecederos
2 personas
Comprar alimentos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar paquetes de almuerzo
2 personas
Empaquetar por separado las comidas de dieta
2 personas
Preparar el material del discurso
Comprobar la seguridad del barco
2 personas
Preparar los chalecos salvavidas
2 personas
Inspeccionar el barco y el muelle
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Probar el equipo de música
2 personas
Montar la mesa de información

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Repartir chalecos salvavidas
3 personas
Guiar a los invitados a bordo
3 personas
Tomar foto de despedida
Guiar la excursión en velero
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Hacer fotos durante el paseo en barco
Poner música
Dar el discurso de aniversario
Preparar el buffet
3 personas
Servir el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el postre
2 personas
Tomar la foto de aniversario
Preparar la llegada
2 personas
Acompañar a los invitados a bordo
3 personas
Recoger los chalecos salvavidas
2 personas
Servir la bebida de despedida
2 personas
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el barco
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empaquetar el equipo de música
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Mantener el stock refrigerado
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Comprobar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los invitados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 50
Mesas de buffetcant. 3
Mesas con mantelcant. 6
Sombrillascant. 3

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazones para sopacant. 50
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Copas de champáncant. 60
Tazas de cafécant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Juegos de cubiertos para cenacant. 60
Platos de servircant. 12
Bandejas de servircant. 10
Cucharonescant. 10
Sacacorchoscant. 2
Abridores de botellascant. 3

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Altavoces portátilescant. 2
Baterías externascant. 4
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Cargadores de teléfonocant. 4
Fundas impermeables para teléfonoscant. 6
Cajas de almacenamiento impermeablescant. 6
Megáfono
Linternascant. 6
Radio VHF
Botiquín de primeros auxilios
Chalecos salvavidascant. 50
Walkie-talkies para empresascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de aluminiocant. 10
Bandejas para el servidor de refrigeracióncant. 8
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cubiterascant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Arco de globos
Guirnaldascant. 8
Decoraciones de mesacant. 6
Velas LEDcant. 24
Banner de aniversario
Marcos de fotoscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 60
Números de mesacant. 6
Cinta adhesiva resistente al aguacant. 4
Rollos de cuerdacant. 3

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas recargablescant. 8
Iluminación de emergenciacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Fregaderoscant. 3
Cepillos para lavar platoscant. 4
Paños de limpieza reutilizablescant. 20
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Escobilla de bañocant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Rollos de toallacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados al menos 10 días antes y entrega ese número al catering junto con las dietas. Así puedes calcular correctamente platos, copas y raciones sin improvisar el día de la salida.
Confirma el velero, el patrón, el puerto y los puntos de atraque con una semana de margen. Envía después a cada invitado la hora, la ruta prevista, las indicaciones de aparcamiento y la ropa recomendada.
Define una fecha límite para decidir según el tiempo, por ejemplo, 24 horas antes de zarpar. Prepara una alternativa concreta para mal tiempo y comunica quién toma la decisión y cómo recibirán el aviso los invitados.
Lleva la información esencial también en papel: programa, ruta, contactos de emergencia y nombres. Guarda los teléfonos en fundas impermeables y utiliza cajas impermeables para documentos y pequeños equipos.
Calcula el servicio de mesa antes de cargar el barco: vajilla para cada comensal más un margen del 10 %, además de neveras portátiles, acumuladores de frío, abridores y bandejas de servir. Comprueba también baterías externas, cargadores y altavoces antes de salir del puerto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una salida en velero de aniversario?: Empieza a coordinarla entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar el velero y el lugar de salida. Cierra invitados y dietas como máximo 10 días antes para que el catering pueda preparar el servicio.
¿Cuándo se debe cancelar o cambiar la ruta por mal tiempo?: Establece una revisión definitiva 24 horas antes y otra comprobación la mañana de la salida. El patrón debe confirmar si la ruta, los puntos de atraque y el programa siguen siendo seguros antes de informar al grupo.
¿Qué información hay que enviar a los invitados antes de embarcar?: Envía entre 5 y 7 días antes la hora y el lugar de salida, la ruta prevista, el aparcamiento, la ropa recomendada y un contacto de emergencia. Reenvía cualquier cambio meteorológico en cuanto se tome la decisión final.
¿Cuánta bebida y vajilla necesito para una salida en velero?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua suficiente para toda la travesía. Prepara un juego de vajilla por invitado y un margen aproximado del 10 %, además de copas y utensilios para el servicio previsto.

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