Checklist voor een jubileumviering organiseren

Een jubileumviering vraagt vooral om een vaste volgorde: eerst datum, locatie en gasten, daarna programma, catering en techniek. Met 72 taken houd je ook details bij die vaak te laat worden geregeld, zoals dieetwensen, leveringen, naamkaartjes en een geprint draaiboek. Controleer naast de taken ook de 46 benodigde spullen, van servies en koffieapparaten tot microfoons, beamer en verlengkabels. Zo weet je op de dag zelf wat klaarstaat en wat nog aandacht nodig heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Reserveringen vastleggen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Muziekprogramma kiezen
Catering bestellen
2 personen
Taart bestellen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Herbruikbaar materiaal reserveren
Fotomateriaal verzamelen
2 personen
Presentatie samenstellen
2 personen
Herinneringen en prijzen selecteren
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
Leveringen bevestigen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Presentatie technisch testen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentatie klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
Toiletten controleren
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Team kort instrueren
4 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening uitspreken
Historisch overzicht presenteren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Foto's maken
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Jubileumtaart aansnijden
2 personen
Taart serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Afscheid van gasten verzorgen
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Foto's veilig opslaan
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 90
Besteksetsaantal 100
Serveerbordenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Taartmesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 16

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Vazenaantal 10
Bloemstukkenaantal 10
Fotowand
Fotolijstenaantal 12
Naamkaartjesaantal 90
Tafelnummersaantal 10
Ballonnenpompaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Poetsdoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en reserveringen eerst vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo vroeg dat je tijd houdt om aanmeldingen, dieetwensen en de definitieve gastenlijst te verwerken.
Plan programma en techniek samen. Bevestig sprekers, kies het muziekprogramma en test laptop, beamer, projectiescherm, actieve speakers en draadloze microfoons uiterlijk één dag vooraf.
Bestel catering en taart op basis van de verwachte aanmeldingen, maar maak de definitieve aantallen pas nadat de antwoordtermijn is verstreken. Controleer dan ook dieetwensen en de indeling van buffettafels.
Reserveer herbruikbaar materiaal vroeg en tel het opnieuw bij ontvangst. Controleer vooral tafels, stoelen, servies, drinkglazen, wijnglazen, besteksets en serveerschalen voordat de gasten arriveren.
Maak het draaiboek niet alleen digitaal: druk het af en leg naamkaartjes, boodschappenlijst, decoratie en leveringsbevestigingen op één vaste plek klaar. Koel de dranken en sorteer ballonnen, slingers, tafelkleden en vazen op de laatste voorbereidingsdag.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumviering organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, reserveringen en gastenlijst. Plan de uitnodigingen daarna, zodat je vóór de laatste 2 weken de aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumviering versturen?: Verstuur ze ongeveer 6 tot 8 weken voor de viering. Geef een antwoordtermijn van circa 2 weken, zodat catering, naamkaartjes en de definitieve gastenlijst op tijd kunnen worden aangepast.
Wanneer bestel ik catering en taart voor een jubileum?: Bestel catering en taart zodra datum, locatie en verwacht aantal gasten vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig de definitieve aantallen en dieetwensen 7 tot 10 dagen voor de viering.
Wanneer test ik de techniek voor een jubileumviering?: Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers, microfoons en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf. Controleer op de dag zelf nog 60 tot 90 minuten vóór binnenkomst of beeld, geluid en presentatie werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.