Checklist pour organiser une célébration d’anniversaire

Une célébration d’anniversaire se prépare plus facilement en avançant dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date, le lieu et le nombre d’invités, puis verrouillez les réservations, les invitations et les besoins alimentaires. Le programme, la musique, le gâteau et le catering doivent être confirmés avant les derniers achats. Cette checklist regroupe 72 tâches et 46 fournitures, jusqu’au refroidissement des boissons et au tri de la décoration.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Enregistrer les réservations
Établir la liste des invités
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Choisir le programme musical
Commander le catering
2 personnes
Commander le gâteau
Inventorier les fournitures
2 personnes
Réserver le matériel réutilisable
Rassembler le matériel photo
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Sélectionner les souvenirs et les prix
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
Confirmer les livraisons
Imprimer le déroulé
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Tester la présentation techniquement
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Installer le point boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le mur photo
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Déposer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Briefer rapidement l’équipe
4 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Prononcer le discours d’ouverture
Présenter un aperçu historique
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Prendre des photos
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Couper le gâteau d'anniversaire
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Fournir la musique
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 90
Couvertsqté 100
Assiettes de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteau à gâteauqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 16

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Vasesqté 10
Compositions floralesqté 10
Mur photo
Cadres photoqté 12
Badges nominatifsqté 90
Numéros de tableqté 10
Pompe à ballonsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Balaisqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez un délai d’au moins 3 semaines pour recevoir les réponses et identifier les besoins alimentaires.
Ne commandez pas le gâteau et le catering au dernier moment : confirmez les quantités et les horaires de livraison au moins 7 jours avant la célébration.
Prévoyez le matériel de présentation séparément du matériel de fête : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, microphones sans fil et rallonges doivent être testés avant l’arrivée des invités.
Comptez les places assises et le service avant de faire les courses : tables, chaises, vaisselle, couverts, verres et plateaux doivent couvrir le nombre définitif d’invités, avec une petite marge.
Le jour précédent, refroidissez les boissons, triez les ballons, guirlandes, nappes et vases, puis imprimez le déroulé et préparez les badges nominatifs pour éviter ces tâches pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration d’anniversaire ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date, ou 4 semaines si des invités doivent se déplacer. Fixez une date limite de réponse 7 à 10 jours avant la célébration afin de confirmer le catering, les places et les besoins alimentaires.
Quand commander le gâteau d’anniversaire ?: Passez la commande au moins 7 jours à l’avance et confirmez l’heure de livraison quelques jours avant. Vérifiez aussi que le couteau à gâteau, les assiettes à dessert et les assiettes de service sont disponibles.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et le matériel audiovisuel. Ajoutez 30 minutes pour tester le vidéoprojecteur, les microphones et les rallonges.
Quand confirmer le nombre définitif d’invités ?: Arrêtez la liste définitive 5 à 7 jours avant la célébration. Ce délai permet d’ajuster le catering, la vaisselle, les boissons, les badges et la disposition des tables.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.