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Jubiläumsfeier planen: die komplette Checkliste

Eine Jubiläumsfeier wird überschaubar, wenn du die Entscheidungen in der richtigen Reihenfolge triffst. Zuerst stehen Datum, Ort und Gästeliste fest, danach folgen Einladungen, Rückmeldungen und das Programm. In den letzten Wochen kommen Catering, Torte, Technik und Dekoration dazu. Plane außerdem Zeit für Ernährungswünsche, Präsentationen und Lieferungen ein – diese Punkte werden bei Jubiläen besonders häufig erst kurz vor dem Termin geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen festhalten

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Musikprogramm wählen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Torte bestellen

  • Bedarf erfassen

    2 Personen

  • Wiederverwendbares Material reservieren

  • Fotomaterial sammeln

    2 Personen

  • Präsentation zusammenstellen

    2 Personen

  • Erinnerungen und Preise auswählen

    2 Personen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Lieferungen bestätigen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Technische Präsentation testen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränkepunkt einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Fotowand einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Willkommenstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Team kurz einweisen

    4 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung aussprechen

  • Historische Übersicht präsentieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Fotos machen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Jubiläumstorte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Den Abschied von Gästen organisieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fotos sicher speichern

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • TrinkgläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 90
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertellerAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • TortenmesserAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 16

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • VasenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 10
  • Fotowand
  • BilderrahmenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 90
  • TischnummernAnz. 10
  • BallonpumpeAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • PutztücherAnz. 12
  • GummihandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum, Ort und Reservierungen zuerst. Verschicke die Einladungen anschließend so früh, dass du mindestens 14 Tage vor der Feier eine belastbare Zahl für Catering, Sitzplätze und Namensschilder hast.
  • Erfasse Zu- und Absagen zusammen mit Ernährungswünschen in einer Liste. Erstelle daraus spätestens 7 Tage vorher die endgültige Gästeliste und gib sie an Catering und Veranstaltungsort weiter.
  • Lege Programm, Referenten und Musik früh fest. Drucke das Drehbuch spätestens am Vortag aus und prüfe bei Präsentationen Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone gemeinsam.
  • Plane die Ausstattung nicht nur nach Personenzahl: Für das Buffet brauchst du zusätzlich Servierteller, Servierschalen und Servierlöffel, für Kaffee Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen. Reserviere wiederverwendbares Material mehrere Wochen vorher.
  • Bestätige Lieferungen, kühle Getränke und sortiere die Dekoration am Tag vor der Feier. Ballons, Girlanden, Tischdecken und Vasen sollten dann bereits vollständig vor Ort oder in klar beschrifteten Kisten bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Gästeliste und Einladungen. Catering, Torte, Referenten und Technik solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich bestätigen.
Wann müssen die Einladungen zur Jubiläumsfeier verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier. Setze eine Rückmeldefrist von 14 Tagen vor dem Termin, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig geplant werden können.
Was muss man eine Woche vor der Jubiläumsfeier erledigen?
Eine Woche vorher sollten Gästeliste, Ernährungswünsche, Programm, Technik, Catering und Torte bestätigt sein. Prüfe außerdem Liefertermine und reserviertes Mobiliar wie Tische, Stühle und Buffetsische.
Was sollte am Tag vor der Jubiläumsfeier vorbereitet werden?
Am Vortag kannst du Getränke kühlen, Dekoration sortieren, Namensschilder bereitlegen und Präsentationsmaterial testen. Drucke das Drehbuch aus und kontrolliere, ob Geschirr, Gläser, Besteck und Verlängerungskabel vollständig sind.

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